Un caz model: cum poate economisi o mică firmă de transport 12 ore pe săptămână

Mai întâi, o precizare cinstită. Trans Nova, despre care scriem aici, este o firmă model. Nu este un client anume, iar cifrele din acest articol nu sunt realitate măsurată, ci o ilustrare. O construim pornind de la situațiile pe care transportatorii ni le descriu cel mai des. Ne interesează un singur lucru: de unde provin orele care pot fi economisite într-o mică firmă de transport și cum le puteți calcula în condițiile dumneavoastră.

Punctul de pornire

Trans Nova are paisprezece vehicule și șaisprezece șoferi. La birou lucrează trei persoane: un proprietar care se ocupă de vânzări și finanțe, un dispecer și o persoană cu jumătate de normă la facturare. Comenzile sunt înregistrate într-o foaie Excel, comunicarea se face prin e-mail și WhatsApp, documentele semnate sosesc pe hârtie, iar facturile se emit într-un program de contabilitate separat. Totul funcționează până când cineva se îmbolnăvește și ceva merge prost. Ca în multe firme mici, sistemul trăiește aici în memoria a două persoane.

Unde se pierdea timpul

Când proprietarul a notat timp de două săptămâni pe ce se duce timpul de birou, au ieșit cinci poziții destul de previzibile:

• Apeluri de tipul „unde ești și când ajungi”, atât de la clienți, cât și de la dispecer către șoferi. În total, circa cinci ore pe săptămână.
• Retranscrierea datelor dintr-o comandă într-o factură, cu verificarea că prețul și data coincid. Circa patru ore pe săptămână.
• Căutarea documentelor: unde este scrisoarea de transport semnată pe care un șofer a fotografiat-o pe WhatsApp acum trei săptămâni. Circa trei ore.
• Urmărirea termenelor pentru ITP, asigurări, tahografe și permise într-o foaie pe care cineva a uitat să o actualizeze. Circa două ore pe săptămână când se face corect și zero când se uită, ceea ce s-a dovedit costisitor.
• O sinteză lunară pentru proprietar și pregătirea ofertelor de la zero. Circa trei ore pe săptămână la un loc.

Ce au schimbat

Trans Nova nu a început prin cumpărarea unui software. A început prin desemnarea unei persoane responsabile de schimbare și stabilirea unui singur obiectiv: fiecare comandă va avea un loc unde se găsește tot ce îi aparține. Au urmat cinci pași, împărțiți pe trei luni.

1. Au curățat lista de clienți. Au unit duplicatele și au adăugat ID-uri de companie, coduri TVA și e-mailuri de facturare. A durat două zile și a economisit ore mai târziu.
2. Au început să creeze comenzile direct într-un sistem și să emită din ele facturile, fără retranscriere.
3. Le-au dat șoferilor o aplicație mobilă în care își văd comenzile și încarcă documente și fotografii direct de la punctul de livrare.
4. Au setat termenele vehiculelor și ale șoferilor astfel încât avertizarea să apară din timp, nu după ce termenul a trecut.
5. Pregătesc ofertele din propriile șabloane și, după acceptare, le transformă în comenzi cu un clic.

Ce s-a schimbat în ore

După trei luni, proprietarul a repetat aceeași măsurătoare. Rezultatul, din nou ilustrativ, arăta astfel:

• Apeluri despre poziție și stare: de la cinci ore la două, economie de trei ore.
• Retranscriere în facturi: de la patru la una, economie de trei ore.
• Căutarea documentelor: de la trei la una, economie de două ore.
• Urmărirea termenelor: de la două ore la o jumătate de oră, economie de o oră și jumătate.
• Sinteze și oferte: de la trei la o oră și jumătate, economie de o oră și jumătate.
• Sinteze lunare din rapoarte în loc de foi de calcul: încă o oră pe săptămână.

În total fac douăsprezece ore pe săptămână. O zi și jumătate de muncă returnată firmei. Dispecerul le-a folosit pentru a căuta încărcături de retur, persoana de la facturare pentru a urmări facturile neachitate, iar proprietarul pentru negocieri cu clienții pentru care înainte nu avea timp.

Ce nu a funcționat

Sinceritatea cere și cealaltă față. La început, Trans Nova a încercat să mute într-un sistem zece ani de date. A costat mult timp și aproape nimeni nu s-a mai întors la ele. Astăzi recomandă mutarea clienților, vehiculelor, șoferilor și comenzilor deschise și lăsarea documentelor vechi într-o arhivă. O a doua problemă a privit șoferii: cei care nu s-au obișnuit continuau să trimită fotografii prin WhatsApp. A ajutat o regulă simplă: factura se emite abia după ce un document a fost încărcat în sistem.

Cum calculați pentru dumneavoastră

Nu aveți nevoie de consultanță scumpă. Sunt suficiente hârtia și două săptămâni.

1. Timp de două săptămâni, toți cei din birou notează pe ce se duce timpul, în categorii precum apeluri, retranscriere, căutarea documentelor, termene și sinteze.
2. Împărțiți totalurile la doi ca să obțineți orele pe săptămână.
3. Înmulțiți-le cu costul orar real al muncii, inclusiv contribuțiile sociale, nu doar salariul net.
4. Estimați cât din ele se poate economisi. Atenție: jumătate este o presupunere rezonabilă.

Obțineți astfel o sumă de comparat cu prețul unui sistem. Adesea se dovedește că doar economia de timp acoperă un abonament, și în plus vine beneficiul unei facturări mai bune și al unui număr mai mic de greșeli.

Ce să rețineți

Economia în administrație nu este un lucru mare. Este făcută din zeci de lucruri mici care se repetă în fiecare zi: un apel, o retranscriere, o căutare. O scurgere lentă de timp se oprește doar introducând datele o dată și apoi pur și simplu folosindu-le. Acesta este, în esență, tot secretul, iar Exilogic este construit exact pe această idee.