Przypadek modelowy: jak mała firma transportowa może oszczędzić 12 godzin tygodniowo

Najpierw uczciwa uwaga. Trans Nova, o której tu piszemy, jest firmą modelową. Nie jest konkretnym klientem, a liczby w tym artykule nie są zmierzoną rzeczywistością, lecz ilustracją. Budujemy ją na podstawie sytuacji, które przewoźnicy opisują nam najczęściej. Interesuje nas jedno: skąd w małej firmie transportowej biorą się godziny możliwe do zaoszczędzenia i jak wyliczyć je w Państwa warunkach.

Punkt wyjścia

Trans Nova ma czternaście pojazdów i szesnastu kierowców. W biurze pracują trzy osoby: właściciel zajmujący się sprzedażą i finansami, dyspozytor i pracownica fakturowania na część etatu. Zlecenia są zapisywane w arkuszu Excela, komunikacja odbywa się przez e-mail i WhatsApp, podpisane dokumenty przychodzą na papierze, a faktury są wystawiane w osobnym programie księgowym. Wszystko działa, dopóki ktoś nie zachoruje i coś nie pójdzie nie tak. Jak w wielu małych firmach, system żyje tu w pamięci dwóch osób.

Gdzie ginął czas

Gdy właściciel przez dwa tygodnie notował, na co idzie czas biurowy, wyszło pięć dość przewidywalnych pozycji:

• Telefony typu „gdzie jesteś i kiedy dojedziesz”, zarówno od klientów, jak i od dyspozytora do kierowców. Łącznie około pięciu godzin tygodniowo.
• Przepisywanie danych ze zlecenia do faktury i sprawdzanie, czy zgadzają się cena i data. Około czterech godzin tygodniowo.
• Szukanie dokumentów: gdzie jest podpisany list przewozowy, który kierowca sfotografował na WhatsAppie trzy tygodnie temu. Około trzech godzin.
• Pilnowanie terminów przeglądów, ubezpieczeń, tachografów i praw jazdy w arkuszu, który ktoś zapomniał zaktualizować. Około dwóch godzin tygodniowo, gdy robi się to porządnie, i zero, gdy się zapomni, co okazało się kosztowne.
• Miesięczne zestawienie dla właściciela i przygotowywanie ofert od zera. Razem około trzech godzin tygodniowo.

Co zmienili

Trans Nova nie zaczęła od kupna oprogramowania. Zaczęła od wyznaczenia jednej osoby odpowiedzialnej za zmianę i wyznaczenia jednego celu: każde zlecenie będzie mieć jedno miejsce, w którym można znaleźć wszystko, co do niego należy. Nastąpiło pięć kroków rozłożonych na trzy miesiące.

1. Uporządkowali listę klientów. Połączyli duplikaty i dodali ID firmy, NIP UE oraz e-maile do faktur. Zajęło to dwa dni i później zaoszczędziło godziny.
2. Zaczęli tworzyć zlecenia bezpośrednio w systemie i wystawiać z nich faktury, bez przepisywania.
3. Dali kierowcom aplikację mobilną, w której widzą swoje zlecenia oraz przesyłają dokumenty i zdjęcia wprost z miejsca dostawy.
4. Ustawili terminy pojazdów i kierowców tak, aby ostrzeżenie pojawiało się z wyprzedzeniem, a nie po upływie terminu.
5. Przygotowują oferty z własnych szablonów, a po zaakceptowaniu zamieniają je w zlecenia jednym kliknięciem.

Co zmieniło się w godzinach

Po trzech miesiącach właściciel powtórzył ten sam pomiar. Wynik, znów ilustracyjny, wyglądał tak:

• Telefony o pozycję i status: z pięciu godzin do dwóch, oszczędność trzech godzin.
• Przepisywanie do faktur: z czterech do jednej, oszczędność trzech godzin.
• Szukanie dokumentów: z trzech do jednej, oszczędność dwóch godzin.
• Pilnowanie terminów: z dwóch godzin do pół godziny, oszczędność półtorej godziny.
• Zestawienia i oferty: z trzech do półtorej, oszczędność półtorej godziny.
• Miesięczne zestawienia z raportów zamiast arkuszy: jeszcze jedna godzina tygodniowo.

W sumie daje to dwanaście godzin tygodniowo. Półtora dnia pracy zwróconego firmie. Dyspozytor wykorzystał je na szukanie ładunków powrotnych, pracownica fakturowania na windykację nieopłaconych faktur, a właściciel na negocjacje z klientami, na które wcześniej nie było czasu.

Warto zauważyć, że żadna z tych zmian nie wymagała zatrudnienia nowych osób ani przebudowy biura. Zmieniły się nawyki: dane wpisywane są raz, w jednym miejscu, a pozostałe osoby korzystają z nich bez dopytywania. Efekt najbardziej widać po kilku tygodniach, gdy zespół przestaje szukać informacji w wiadomościach i arkuszach. Dyspozytor odpowiada klientowi od razu, a właściciel nie musi już pytać o stan zleceń, bo widzi go w przeglądzie. Takie zmiany są małe, ale kumulują się, a zaoszczędzony czas można wykorzystać na zadania, które faktycznie przynoszą przychód.

Co nie zadziałało

Uczciwość wymaga pokazania także drugiej strony. Na początku Trans Nova próbowała przenieść do systemu dziesięć lat danych. Kosztowało to dużo czasu i prawie nikt do nich nie wracał. Dziś zaleca przenoszenie klientów, pojazdów, kierowców i otwartych zleceń, a stare dokumenty pozostawianie w archiwum. Drugi problem dotyczył kierowców: ci, którzy się nie przyzwyczaili, nadal wysyłali zdjęcia przez WhatsApp. Pomogła prosta zasada: faktura jest wystawiana dopiero po wgraniu dokumentu do systemu.

Jak obliczyć to dla siebie

Nie potrzeba drogiego doradztwa. Wystarczą kartka papieru i dwa tygodnie.

1. Przez dwa tygodnie wszyscy w biurze notują, na co idzie czas, w kategoriach takich jak telefony, przepisywanie, szukanie dokumentów, terminy i zestawienia.
2. Proszę podzielić sumy przez dwa, aby uzyskać godziny tygodniowo.
3. Proszę pomnożyć je przez rzeczywisty godzinowy koszt pracy, wraz ze składkami społecznymi, a nie tylko pensją netto.
4. Proszę oszacować, ile z tego można zaoszczędzić. Należy uważać: połowa to rozsądne przypuszczenie.

W ten sposób otrzymują Państwo kwotę do porównania z ceną systemu. Często okazuje się, że same oszczędności czasu pokrywają abonament, a do tego dochodzi korzyść z lepszego fakturowania i mniejszej liczby błędów.

Co z tego zapamiętać

Oszczędność w administracji nie jest jedną wielką rzeczą. Składa się z dziesiątek drobnych, które powtarzają się codziennie: jeden telefon, jedno przepisanie, jedno szukanie. Powolny wyciek czasu można zatrzymać tylko przez wpisanie danych raz i późniejsze ich zwykłe wykorzystywanie. To w istocie cała tajemnica, a Exilogic został zbudowany właśnie na tym pomyśle.