Fakturę w formacie PDF wysłaną e-mailem potocznie nazywa się dziś elektroniczną. Dla państwa to nie wystarcza. Na podstawie uchwalonej nowelizacji ustawy o VAT Słowacja wprowadza od 1 stycznia 2027 r. obowiązkowe fakturowanie elektroniczne między przedsiębiorcami oraz wobec administracji publicznej, w ściśle określonym formacie i w określony sposób doręczania. Przewoźników dotyczy to jak każdej innej branży, a może nawet trochę bardziej, ponieważ wystawiają i otrzymują bardzo wiele dokumentów.
Co się właściwie zmienia
Faktura elektroniczna według nowych zasad to dokument w ustrukturyzowanym formacie, czytelnym dla maszyn, a nie obraz ani plik PDF. Opiera się na europejskiej normie EN 16931 i na formacie używanym w sieci Peppol. Faktury nie wysyła się e-mailem. Podróżuje ona za pośrednictwem certyfikowanego dostawcy punktu dostępowego, który przekazuje ją dostawcy Państwa klienta. Wybrane dane trafiają także do Administracji Finansowej.
Obowiązek obejmuje dostawy krajowe między przedsiębiorcami oraz dostawy dla podmiotów sektora publicznego. Zwykli konsumenci pozostają poza systemem, a ich faktury będą wysyłane jak dotychczas. Według informacji dostępnych w chwili pisania tego tekstu partnerzy handlowi mogą w niektórych przypadkach uzgodnić inny sposób wymiany w okresie przejściowym trwającym do połowy 2030 r., a od 1 lipca 2030 r. system ma objąć także dostawy transgraniczne. Dokładne brzmienie i przepisy wykonawcze mogą jeszcze zostać doprecyzowane, dlatego proszę śledzić stronę Administracji Finansowej.
Dlaczego dotyczy to w szczególności transportu
Firma transportowa trafia do tej sieci z obu stron. Wystawia faktury za przewóz klientom, ale otrzymuje też faktury za olej napędowy, serwis, opony, opłaty drogowe, ubezpieczenia, leasing oraz za usługi podwykonawców. Jeśli dostawca przyśle Państwu fakturę elektroniczną przez Peppol, a Państwa system nie potrafi jej odebrać, pozostanie nieprzetworzona w miejscu, którego nikt nie sprawdza.
Druga osobliwość: duża część Państwa klientów i dostawców znajduje się za granicą. Fakturowanie transgraniczne dołączy do systemu później, więc przez kilka lat będą Państwo żyć w dwóch światach jednocześnie. Dokumenty krajowe będą podróżować przez Peppol, zagraniczne nadal e-mailem lub przez portal klienta. Państwa system musi obsłużyć oba bez chaosu.
Co sprawdzić we własnej firmie
Zanim wybiorą Państwo rozwiązanie, należy jasno określić, gdzie dokumenty powstają i dokąd trafiają. W małej firmie jest zwykle jeden program do fakturowania i jeden księgowy. W firmie średniej wielkości są to często trzy miejsca: dyspozytura, która przygotowuje dane źródłowe, fakturowanie oraz zewnętrzne biuro rachunkowe. Przekazania między nimi to dokładnie ten punkt, w którym coś ginie, gdy zmienia się format.
- Proszę sprawdzić dane klientów: ID firmy, NIP, NIP UE, adres rozliczeniowy i osobę kontaktową do dokumentów. Błędne dane od razu wychodzą w fakturze ustrukturyzowanej.
- Proszę ustalić, czy Państwa program do fakturowania lub księgowości potrafi tworzyć i odbierać faktury Peppol BIS, czy zajmie się tym dostawca.
- Proszę wybrać dostawcę punktu dostępowego z listy opublikowanej przez Administrację Finansową. Dostawcy różnią się ceną, wsparciem i sposobem połączenia z Państwa programem.
- Proszę wskazać osobę, która będzie pilnować otrzymanych dokumentów i rozwiązywać błędy, na przykład fakturę odrzuconą z powodu brakującego pola.
- Proszę pomyśleć o archiwizacji. Oryginalny dokument elektroniczny musi być przechowywany w tej samej formie, w jakiej został utworzony i doręczony.
Faktury korygujące i zaliczki
Faktury korygujące i inne dokumenty korygujące również będą podróżować elektronicznie. W transporcie pojawiają się często: spór o postój przy załadunku, zmiana ceny po odcinku płatnym, uszkodzenie towaru. Jeśli są Państwo przyzwyczajeni do poprawiania faktury przez wysłanie e-mailem nowego pliku PDF, ten nawyk trzeba porzucić. Korekta staje się osobnym dokumentem, który odwołuje się do faktury pierwotnej.
Realistyczny harmonogram
Przed końcem 2026 r. można zrobić więcej, niż się wydaje, o ile zaczną Państwo teraz. Rozsądne podejście wygląda tak:
- Teraz i w najbliższych tygodniach: proszę zmapować obieg dokumentów, wybrać rozwiązanie i dostawcę.
- W kolejnych miesiącach: proszę uporządkować dane klientów i dostawców, skonfigurować połączenie i wysłać próbne faktury do przyjaznego partnera.
- Przed terminem: proszę przeszkolić osoby fakturujące i zatwierdzające dokumenty oraz przygotować procedurę na wypadek błędów.
- Po uruchomieniu: w pierwszych tygodniach proszę sprawdzać każdy odrzucony dokument i szukać powtarzającej się przyczyny.
Najgorsza strategia to czekanie do ostatniego tygodnia. Dostawcy będą wtedy zasypani zgłoszeniami, a Państwo nie będą mieli czasu na testy.
Częste nieporozumienia
Pierwsze nieporozumienie: „Jesteśmy mali, to nas nie dotyczy”. Ten obowiązek nie zależy od wielkości firmy. Zależy od tego, czy wystawiają Państwo dokumenty jako przedsiębiorca innym krajowym przedsiębiorcom, z wyjątkami określonymi w ustawie. Drugie: „Nasz księgowy to załatwi”. Księgowy przetwarza dokumenty, ale to, jak faktury dostawców do Państwa docierają i jak Państwo wysyłacie własne klientom, jest Państwa decyzją, bo to proces operacyjny.
Trzecie: „Po prostu zamienimy PDF na XML”. Faktura ustrukturyzowana zawiera dane, których w PDF często brakuje lub które są w nim zapisane inaczej, na przykład kod jednostki miary, kategorię VAT i identyfikatory nadawcy i odbiorcy. Dobra wiadomość: uporządkowane dane podstawowe pomagają także tutaj. Firma, która już dziś zapisuje dla każdego klienta dokładne ID firmy, NIP UE i e-mail do faktur, ma połowę pracy za sobą.
Proszę uwzględnić też koszty: opłaty dostawcy, zmiany w oprogramowaniu i czas pracowników. Proszę zapytać kilku dostawców i porównać nie tylko cenę, ale także to, jak szybko odpowiadają, gdy coś się zepsuje.
Jak pomaga Exilogic
Exilogic potrafi przygotować ustrukturyzowany dokument UBL z wystawionej faktury lub faktury korygującej, a także przyjąć dokument od dostawcy. Nasze połączenie z certyfikowanym dostawcą jest w przygotowaniu, dlatego przed uruchomieniem zawsze proszę potwierdzić aktualny stan u wybranego dostawcy. Dane klientów, w tym weryfikacja NIP UE, są zarządzane w jednym miejscu, więc błędy znajdują Państwo, zanim wychwyci je system odbiorcy.