Una fattura in PDF inviata per e-mail viene oggi comunemente definita elettronica. Per uno Stato non basta. In base a una modifica approvata della legge sull'IVA, la Slovacchia introduce dal 1° gennaio 2027 la fatturazione elettronica obbligatoria tra imprese e verso la pubblica amministrazione, con un formato rigorosamente definito e una modalità di consegna definita. I trasportatori sono toccati come qualsiasi altro settore, forse un po' di più, perché emettono e ricevono moltissimi documenti.
Cosa cambia davvero
Una fattura elettronica secondo le nuove regole è un documento in formato strutturato, leggibile dalle macchine, non un'immagine né un PDF. Si basa sulla norma europea EN 16931 e su un formato utilizzato nella rete Peppol. La fattura non viene inviata per e-mail. Viaggia invece attraverso un fornitore certificato di punto di accesso, che la consegna al fornitore del Suo cliente. Alcuni dati arrivano anche all'Amministrazione finanziaria.
L'obbligo riguarda le forniture nazionali tra imprese e le forniture a enti del settore pubblico. I consumatori privati restano fuori e le loro fatture verranno inviate come prima. Secondo le informazioni disponibili al momento della stesura, in alcuni casi i partner commerciali possono concordare un altro metodo di scambio durante un periodo transitorio che dura fino a metà 2030, e dal 1° luglio 2030 il sistema dovrebbe estendersi alle forniture transfrontaliere. La formulazione esatta e le norme di attuazione possono ancora essere precisate, quindi segua il sito dell'Amministrazione finanziaria.
Perché riguarda in particolare i trasporti
Un'azienda di trasporti entra in questa rete da entrambi i lati. Emette fatture per il trasporto ai clienti, ma riceve anche fatture per gasolio, manutenzione, pneumatici, pedaggi, assicurazioni, leasing e per i lavori di vettori subappaltatori. Se un fornitore Le invia una fattura elettronica tramite Peppol e il Suo sistema non è in grado di riceverla, resterà non elaborata in un posto che nessuno controlla.
Seconda particolarità: gran parte dei Suoi clienti e fornitori si trova all'estero. La fatturazione transfrontaliera si aggiungerà al sistema più tardi, quindi per diversi anni vivrà in due mondi contemporaneamente. I documenti nazionali viaggeranno su Peppol, quelli esteri continueranno per e-mail o tramite il portale del cliente. Il Suo sistema deve gestire entrambi senza confusione.
Cosa verificare all'interno della Sua azienda
Prima di scegliere una soluzione, sia chiaro dove nascono i documenti e dove vanno. In una piccola azienda di solito c'è un programma di fatturazione e un commercialista. In un'azienda di medie dimensioni i luoghi sono spesso tre: la pianificazione, che prepara i dati di partenza, la fatturazione e uno studio contabile esterno. I passaggi tra questi sono esattamente il punto in cui qualcosa si perde quando cambia un formato.
- Verifichi i dati dei clienti: ID azienda, codice fiscale, partita IVA, indirizzo di fatturazione e una persona di contatto per i documenti. I dati errati emergono subito in una fattura strutturata.
- Scopra se il Suo programma di fatturazione o di contabilità può creare e ricevere fatture Peppol BIS, oppure se se ne occuperà un fornitore.
- Scelga un fornitore di punto di accesso dall'elenco pubblicato dall'Amministrazione finanziaria. I fornitori differiscono per prezzo, assistenza e modalità di collegamento al Suo programma.
- Individui una persona che controlli i documenti ricevuti e gestisca gli errori, ad esempio una fattura respinta per un campo mancante.
- Pensi all'archiviazione. Un documento elettronico originale deve essere conservato nella stessa forma in cui è stato creato e consegnato.
Note di credito, rettifiche e acconti
Anche note di credito e documenti rettificativi viaggeranno in forma elettronica. Nei trasporti compaiono spesso: una contestazione sull'attesa al carico, una variazione di prezzo dopo un tratto con pedaggio, un danno alla merce. Se è abituato a correggere una fattura inviando per e-mail un nuovo PDF, questa abitudine va abbandonata. La rettifica diventa un documento separato che fa riferimento alla fattura originale.
Un calendario realistico
Prima della fine del 2026 si può fare più di quanto sembri, a patto di iniziare adesso. Un approccio sensato è il seguente:
- Adesso e nelle prossime settimane: mappi i flussi dei documenti, scelga una soluzione e un fornitore.
- Nei mesi successivi: ripulisca i dati di clienti e fornitori, configuri il collegamento, invii fatture di prova a un partner disponibile.
- Prima della scadenza: formi chi fattura e approva i documenti e prepari una procedura per gli errori.
- Dopo l'avvio: nelle prime settimane controlli ogni documento respinto e cerchi la causa ricorrente.
La strategia peggiore è aspettare l'ultima settimana. A quel punto i fornitori saranno sommersi di richieste e Lei non avrà tempo per i test.
Equivoci frequenti
Primo equivoco: «Siamo piccoli, la cosa non ci riguarda.» Questo obbligo non dipende dalle dimensioni dell'azienda. Dipende dal fatto che emetta documenti come impresa ad altre imprese nazionali, con le eccezioni previste dalla legge. Secondo: «Se ne occuperà il nostro commercialista.» Il commercialista elabora i documenti, ma il modo in cui le fatture dei fornitori arrivano a Lei e in cui Lei invia le Sue ai clienti è una Sua decisione, perché è un processo operativo.
Terzo: «Convertiamo semplicemente un PDF in XML.» Una fattura strutturata contiene dati che un PDF spesso non ha o riporta in altra forma, ad esempio il codice dell'unità di misura, la categoria IVA e gli identificativi di mittente e destinatario. La buona notizia: anche in questo caso aiutano anagrafiche ordinate. Un'azienda che registra già per ogni cliente l'ID azienda esatto, la partita IVA e l'e-mail di fatturazione ha fatto metà del lavoro.
Preveda anche i costi: canoni del fornitore, modifiche al software e tempo delle persone. Chieda a più fornitori e confronti non solo il prezzo, ma anche la rapidità di risposta quando qualcosa non funziona.
Come aiuta Exilogic
Exilogic può preparare un documento UBL strutturato da una fattura o nota di credito emessa e può anche accettare un documento da un fornitore. Il nostro collegamento a un fornitore certificato è in preparazione, quindi prima di partire verifichi sempre lo stato attuale con il fornitore che sceglie. I dati dei clienti, compresa la verifica della partita IVA, sono gestiti in un unico posto, così trova gli errori prima che li intercetti il sistema del destinatario.