Una factura en PDF enviada por correo electrónico se suele llamar hoy electrónica. Para un Estado, eso no basta. Según una modificación aprobada de su Ley del IVA, Eslovaquia introduce desde el 1 de enero de 2027 la facturación electrónica obligatoria entre empresas y hacia la administración pública, con un formato estrictamente definido y una forma de entrega definida. A los transportistas les afecta como a cualquier otro sector, quizá un poco más, porque emiten y reciben una gran cantidad de documentos.
Qué cambia realmente
Una factura electrónica con las nuevas reglas es un documento en formato estructurado y legible por máquina, no una imagen ni un PDF. Se basa en la norma europea EN 16931 y en un formato utilizado en la red Peppol. La factura no se envía por correo electrónico. Viaja a través de un proveedor certificado de punto de acceso, que la entrega al proveedor de su cliente. Algunos datos llegan además a la Administración Financiera.
Esta obligación abarca las entregas nacionales entre empresas y las entregas a entidades del sector público. Los consumidores particulares quedan fuera y sus facturas se enviarán como hasta ahora. Según la información disponible en el momento de redactar este texto, en algunos casos los socios comerciales pueden acordar otro método de intercambio durante un periodo transitorio que dura hasta mediados de 2030, y desde el 1 de julio de 2030 el sistema debería ampliarse a las entregas transfronterizas. La redacción exacta y las normas de desarrollo aún pueden precisarse, así que siga la página web de la Administración Financiera.
Por qué afecta especialmente al transporte
Una empresa de transporte entra en esta red por ambos lados. Emite facturas por el transporte a sus clientes, pero también recibe facturas de gasóleo, mantenimiento, neumáticos, peajes, seguros, leasing y de los trabajos de transportistas subcontratados. Si un proveedor le envía una factura electrónica por Peppol y su sistema no puede recibirla, quedará sin procesar en un lugar que nadie revisa.
Segunda particularidad: una gran parte de sus clientes y proveedores está en el extranjero. La facturación transfronteriza se incorporará al sistema más tarde, así que durante varios años vivirá en dos mundos a la vez. Los documentos nacionales viajarán por Peppol, los extranjeros seguirán por correo electrónico o por el portal del cliente. Su sistema tiene que manejar ambos sin caos.
Qué revisar dentro de su empresa
Antes de elegir una solución, tenga claro dónde nacen los documentos y adónde van. En una empresa pequeña suele haber un programa de facturación y un contable. En una empresa mediana suelen ser tres lugares: el tráfico, que prepara los datos de origen, la facturación y una asesoría contable externa. Los traspasos entre ellos son justo donde algo se pierde cuando cambia un formato.
- Revise los datos de los clientes: ID de empresa, NIF, NIF-IVA, dirección de facturación y una persona de contacto para los documentos. Los datos erróneos se notan de inmediato en una factura estructurada.
- Averigüe si su programa de facturación o de contabilidad puede crear y recibir facturas Peppol BIS o si lo hará un proveedor.
- Elija un proveedor de punto de acceso de la lista publicada por la Administración Financiera. Los proveedores se diferencian en precio, soporte y en cómo se conectan con su programa.
- Nombre a una persona que vigile los documentos recibidos y resuelva los errores, por ejemplo una factura rechazada por un campo que falta.
- Piense en el archivo. Un documento electrónico original debe conservarse en la misma forma en que se creó y se entregó.
Notas de crédito, rectificaciones y anticipos
Las notas de crédito y los documentos rectificativos también viajarán por vía electrónica. En el transporte aparecen a menudo: una disputa por la espera en la carga, un cambio de precio tras un tramo de peaje, un daño en la mercancía. Si está acostumbrado a corregir una factura enviando por correo un PDF nuevo, ese hábito tiene que desaparecer. La rectificación pasa a ser un documento independiente que remite a la factura original.
Un calendario realista
Antes de finales de 2026 se puede conseguir más de lo que parece, siempre que empiece ahora. Un planteamiento razonable es este:
- Ahora y en las próximas semanas: mapee sus flujos de documentos, elija una solución y un proveedor.
- En los meses siguientes: depure los datos de clientes y proveedores, configure la conexión y envíe facturas de prueba a un socio colaborador.
- Antes del plazo: forme a quienes facturan y aprueban documentos y prepare un procedimiento para los errores.
- Tras el arranque: en las primeras semanas, revise cada documento rechazado y busque la causa recurrente.
La peor estrategia es esperar a la última semana. Para entonces los proveedores estarán desbordados y usted no tendrá tiempo para pruebas.
Errores frecuentes
Primer error: «Somos pequeños, esto no nos afecta.» Esta obligación no depende del tamaño de la empresa. Depende de si emite documentos como empresario a otras empresas nacionales, con las excepciones que fija la ley. Segundo: «Nuestro contable lo resolverá.» El contable procesa los documentos, pero cómo le llegan las facturas de los proveedores y cómo envía usted las suyas a los clientes es decisión suya, porque es un proceso operativo.
Tercero: «Simplemente convertimos un PDF en XML.» Una factura estructurada lleva datos que un PDF a menudo no tiene o guarda de otra forma, por ejemplo el código de la unidad de medida, la categoría de IVA y los identificadores del emisor y del destinatario. La buena noticia: unos datos maestros ordenados también ayudan aquí. Una empresa que ya registra de cada cliente el ID de empresa exacto, el NIF-IVA y el correo de facturación tiene hecha la mitad del trabajo.
Presupueste también los costes: cuotas del proveedor, cambios en su software y tiempo de su gente. Pregunte a varios proveedores y compare no solo el precio, sino también la rapidez con que responden cuando algo falla.
Cómo ayuda Exilogic
Exilogic puede preparar un documento UBL estructurado a partir de una factura o nota de crédito emitida y también puede aceptar un documento de un proveedor. Nuestra conexión con un proveedor certificado está en preparación, así que antes de la puesta en marcha confirme siempre el estado actual con el proveedor que elija. Los datos de los clientes, incluida la verificación del NIF-IVA, se gestionan en un único lugar, de modo que encuentra los errores antes de que los detecte el sistema del destinatario.