O factură PDF trimisă prin e-mail este numită astăzi, în mod obișnuit, electronică. Pentru un stat, asta nu este suficient. Conform unei modificări aprobate a Legii TVA, Slovacia introduce de la 1 ianuarie 2027 facturarea electronică obligatorie între firme și către administrația publică, cu un format strict definit și un mod de livrare definit. Transportatorii sunt afectați ca orice alt domeniu, poate puțin mai mult, deoarece emit și primesc un număr mare de documente.
Ce se schimbă de fapt
O factură electronică conform noilor reguli este un document în format structurat, care poate fi citit de mașini, nu o imagine și nici un PDF. Se bazează pe standardul european EN 16931 și pe un format folosit în rețeaua Peppol. Factura nu se trimite prin e-mail. Ea circulă printr-un furnizor certificat de punct de acces, care o predă furnizorului clientului dumneavoastră. Anumite date ajung și la Administrația Financiară.
Obligația acoperă livrările interne între firme și livrările către organisme din sectorul public. Consumatorii obișnuiți rămân în afara sistemului, iar facturile lor se vor trimite ca până acum. Conform informațiilor disponibile la momentul redactării, partenerii de afaceri pot conveni în unele cazuri o altă metodă de schimb în timpul unei perioade de tranziție care durează până la mijlocul anului 2030, iar de la 1 iulie 2030 sistemul ar urma să se extindă la livrările transfrontaliere. Formularea exactă și normele de aplicare mai pot fi precizate, așa că urmăriți site-ul Administrației Financiare.
De ce privește în mod special transportul
O firmă de transport intră în această rețea din ambele părți. Emiteți facturi pentru transport către clienți, dar primiți și facturi pentru motorină, service, anvelope, taxe de drum, asigurări, leasing și pentru lucrările transportatorilor subcontractați. Dacă un furnizor vă trimite o factură electronică prin Peppol, iar sistemul dumneavoastră nu o poate primi, ea va rămâne neprelucrată într-un loc pe care nu îl verifică nimeni.
A doua particularitate: o mare parte dintre clienții și furnizorii dumneavoastră se află în străinătate. Facturarea transfrontalieră se va alătura sistemului mai târziu, așa că vreme de câțiva ani veți trăi în două lumi în același timp. Documentele interne vor circula prin Peppol, cele străine vor continua prin e-mail sau prin portalul clientului. Sistemul dumneavoastră trebuie să le gestioneze pe amândouă fără haos.
Ce să verificați în propria firmă
Înainte de a alege o soluție, fiți clar unde se nasc documentele și unde merg. Într-o firmă mică, de obicei există un program de facturare și un contabil. Într-o firmă de mărime medie sunt adesea trei locuri: dispeceratul, care pregătește datele-sursă, facturarea și un birou de contabilitate extern. Predările dintre ele sunt exact locul în care se pierde ceva atunci când se schimbă un format.
- Verificați datele clienților: ID companie, CIF, cod TVA, adresa de facturare și o persoană de contact pentru documente. Datele greșite ies imediat la iveală într-o factură structurată.
- Aflați dacă programul dumneavoastră de facturare sau de contabilitate poate crea și primi facturi Peppol BIS ori dacă se va ocupa un furnizor.
- Alegeți un furnizor de punct de acces din lista publicată de Administrația Financiară. Furnizorii diferă prin preț, suport și prin modul în care se conectează la programul dumneavoastră.
- Desemnați o persoană care să urmărească documentele primite și să rezolve erorile, de exemplu o factură respinsă din cauza unui câmp lipsă.
- Gândiți-vă la arhivare. Un document electronic original trebuie păstrat în aceeași formă în care a fost creat și livrat.
Note de credit, corecții și avansuri
Notele de credit și documentele rectificative vor circula, de asemenea, electronic. În transport apar des: o dispută privind așteptarea la încărcare, o modificare de preț după un tronson cu taxă, o avarie a mărfii. Dacă sunteți obișnuit să corectați o factură trimițând prin e-mail un PDF nou, acest obicei trebuie abandonat. Corecția devine un document separat care face trimitere la factura inițială.
Un calendar realist
Până la sfârșitul lui 2026 puteți realiza mai mult decât pare, cu condiția să începeți acum. O abordare rezonabilă arată astfel:
- Acum și în săptămânile următoare: cartografiați fluxurile de documente, alegeți o soluție și un furnizor.
- În lunile următoare: curățați datele clienților și furnizorilor, configurați conexiunea, trimiteți facturi de probă unui partener prietenos.
- Înainte de termen: instruiți persoanele care facturează și aprobă documente și pregătiți o procedură pentru erori.
- După lansare: în primele săptămâni verificați fiecare document respins și căutați cauza care se repetă.
Cea mai proastă strategie este să așteptați ultima săptămână. Până atunci furnizorii vor fi copleșiți, iar dumneavoastră nu veți avea timp pentru teste.
Idei greșite frecvente
Prima idee greșită: „Suntem mici, nu ne privește.” Această obligație nu depinde de mărimea firmei. Depinde de faptul dacă emiteți documente ca firmă către alte firme din țară, cu excepțiile stabilite de lege. A doua: „Contabilul nostru se va ocupa.” Contabilul prelucrează documentele, dar modul în care facturile furnizorilor ajung la dumneavoastră și modul în care le trimiteți dumneavoastră pe ale voastre clienților este decizia dumneavoastră, pentru că este un proces operațional.
A treia: „Doar convertim un PDF în XML.” O factură structurată conține date pe care un PDF adesea nu le are sau le păstrează într-o altă formă, de exemplu codul unității de măsură, categoria TVA și identificatorii expeditorului și ai destinatarului. Vestea bună: datele de bază ordonate ajută și aici. O firmă care înregistrează deja pentru fiecare client ID-ul exact al companiei, codul TVA și e-mailul de facturare are jumătate din lucru făcută.
Includeți în buget și costurile: taxele furnizorului, modificările din software și timpul oamenilor dumneavoastră. Întrebați mai mulți furnizori și comparați nu doar prețul, ci și cât de repede răspund când ceva nu merge.
Cum ajută Exilogic
Exilogic poate pregăti un document UBL structurat dintr-o factură sau notă de credit emisă și poate, de asemenea, primi un document de la un furnizor. Conexiunea noastră cu un furnizor certificat este în pregătire, așa că înainte de lansare confirmați întotdeauna starea actuală cu furnizorul pe care îl alegeți. Datele clienților, inclusiv verificarea codului TVA, sunt gestionate într-un singur loc, astfel încât găsiți greșelile înainte ca sistemul destinatarului să le observe.