La sfârșit de an merită să ne oprim și să privim ce s-a schimbat. Nu ca să ne lăudăm, ci pentru că majoritatea transportatorilor observă schimbările dintr-un software abia când au nevoie de ele. Această prezentare rezumă cele mai importante, grupate după ceea ce faceți: emiteți documente, gestionați vehicule și șoferi, vindeți și vă asigurați că totul este în siguranță.
Documente: de la ofertă la nota de credit
Cea mai mare parte a muncii de birou o reprezintă documentele, așa că au primit cea mai mare parte din atenția noastră. Puteți genera o ofertă în PDF în limba clientului, o puteți trimite prin e-mail direct din sistem și, după acceptare, o puteți transforma în comandă dintr-un singur pas. Facturile se emit dintr-o comandă fără retranscriere. A apărut o secțiune separată pentru notele de credit, accesibilă din detaliile unei facturi, care, la fel ca facturile, pot fi descărcate în PDF. Documentele se pot tipări pe A4 cu logoul dumneavoastră și culoarea firmei, cu un cod QR pentru plată și într-o limbă care corespunde clientului.
Pe fundal se pregătește și facturarea electronică. Sistemul poate crea dintr-o factură un document structurat în format UBL, un format folosit în rețeaua Peppol, și poate primi un document de la un furnizor. Încă finalizăm conexiunea cu un furnizor certificat, pentru că obligația începe să se aplice în Slovacia din 2027 și nu vrem să grăbim nimic.
Vehicule și șoferi
Secțiunea parcului auto a primit o fișă a vehiculului mai clară: date tehnice, datele inspecției și ale asigurării, date financiare, istoricul de service și statistici într-un singur loc. Puteți atașa fotografii și documente la vehicule și la înregistrările de service. Șoferul are o aplicație mobilă proprie, unde își vede comenzile alocate, le schimbă starea și încarcă fotografii direct de la punctul de livrare. Dispecerul vede imediat schimbarea.
În pachetele Business și Pro a apărut integrarea GPS, care arată pe o hartă pozițiile actuale ale vehiculelor. Alertele din bara de sus vă avertizează din timp despre termenele apropiate de inspecție și asigurare și despre valabilitatea documentelor angajaților, așa că termenele se uită mai rar.
Vânzări și sinteze
La clienți puteți verifica un cod TVA direct în sistemul european VIES, ceea ce veți aprecia mai ales la comenzile internaționale. Rapoartele arată încasările, costurile, profitul și cei mai profitabili clienți, iar în pachetele Business și Pro le exportați în PDF sau Excel. La comenzi urmăriți costurile cu combustibilul, taxele de drum, salariile și altele, așa că vedeți profitul după fiecare transport, nu doar la sfârșit de lună.
A apărut și un calendar al restricțiilor de circulație. La o comandă vă avertizează că un traseu trece printr-o țară în care se aplică o sărbătoare sau o interdicție de circulație pentru vehiculele de mărfuri, așa că puteți ține cont de ea la planificarea datelor.
Securitate și fiabilitate
La datele sensibile nu merită să improvizați, așa că am investit în fundații. Puteți proteja autentificarea cu autentificare în doi pași. Permisiunile urmează rolurile, astfel încât fiecare vede doar ce are nevoie. Un istoric al modificărilor înregistrează cine ce a schimbat și când. Puteți exporta datele firmei și, la cerere, anonimiza datele angajaților, ceea ce ajută la respectarea cerințelor GDPR. Sistemul a trecut și printr-un audit intern de securitate și teste de penetrare, care au scos la iveală câteva defecte minore. Le-am remediat pe toate.
Anunțurile de întreținere apar din timp, ca opririle planificate să nu vă surprindă, iar setările care vă protejează datele, cum ar fi expirarea sesiunii, pot fi adaptate nevoilor dumneavoastră.
Limbi și site-ul web public
Aplicația, documentele și site-ul web public sunt disponibile în slovacă, engleză, germană, franceză, italiană, spaniolă, poloneză, română și maghiară. Pentru transportatorii care conduc în străinătate și au clienți străini, nu este ceva cosmetic: o ofertă sau o factură în limba clientului reduce întrebările și accelerează plata. Am îmbogățit blogul de pe site-ul nostru cu articole pentru transportatori și dispeceri, pornind de la întrebările pe care le primim de la dumneavoastră.
Ce v-au adus aceste schimbări
Dacă ar trebui să rezumăm o direcție într-o propoziție, ar fi aceasta: mai puțină retranscriere și mai puțină căutare. Fiecare dată ar trebui introdusă o dată, iar apoi sistemul o folosește oriunde este nevoie. Introduceți o comandă o dată și din ea se naște o factură. Introduceți un termen al unui vehicul o dată și sistemul îl urmărește. Șoferul fotografiază un document o dată, iar dispecerul, persoana de la facturare și clientul îl văd când au nevoie.
Cinci lucruri pe care le puteți face luna aceasta
Nu toate noutățile se activează singure. Ca să profitați din plin de ele, rezervați o după-amiază:
- Parcurgeți lista clienților. Completați ID-urile de companie, codurile TVA și e-mailurile de facturare, uniți duplicatele și verificați numerele de TVA.
- Completați datele inspecției și ale asigurării pentru toate vehiculele și valabilitatea documentelor șoferilor, ca alertele să vă poată avertiza din timp.
- Invitați șoferii în aplicația mobilă și conveniți o regulă simplă: documentele se încarcă la o comandă cât timp încă sunteți la punctul de livrare.
- Revedeți rolurile și permisiunile. Fiecare ar trebui să vadă doar ce are nevoie, iar proprietarii și conducerea ar trebui să aibă activată autentificarea în doi pași.
- Configurați un șablon de document: logo, culoare, date bancare și limbă, ca ofertele și facturile să arate cum doriți.
Niciunul dintre acești pași nu durează mult, dar împreună fac diferența dintre un sistem pe care îl aveți și un sistem pe care îl folosiți cu adevărat.
La ce lucrăm
Ne pregătim să finalizăm conexiunea cu facturarea electronică în rețeaua Peppol, alte conexiuni cu programe de contabilitate și o extindere a rapoartelor. Sugestiile dumneavoastră modelează și aceste planuri. Dacă vă lipsește ceva din sistem sau ceva vă încetinește, scrieți-ne. Schimbările pe care le-am făcut în ultimul an au apărut în mare parte exact așa: un dispecer sau un proprietar ne-a spus unde se pierdea timp.