Pod koniec roku warto się zatrzymać i spojrzeć, co się zmieniło. Nie po to, by się chwalić, lecz dlatego, że większość przewoźników zauważa zmiany w oprogramowaniu dopiero wtedy, gdy ich potrzebuje. Ten przegląd podsumowuje najważniejsze z nich, pogrupowane według tego, co Państwo robią: wystawiają dokumenty, zarządzają pojazdami i kierowcami, sprzedają i dbają o to, aby wszystko było bezpieczne.
Dokumenty: od oferty do faktury korygującej
Największą część pracy biurowej stanowią dokumenty, dlatego otrzymały najwięcej naszej uwagi. Mogą Państwo wygenerować ofertę w formie pliku PDF w języku klienta, wysłać ją e-mailem prosto z systemu i po zaakceptowaniu zamienić w zlecenie jednym krokiem. Faktury wystawia się ze zlecenia bez przepisywania. Pojawiła się osobna sekcja faktur korygujących, dostępna ze szczegółów faktury, które tak jak faktury można pobrać w PDF. Dokumenty można wydrukować na A4 z własnym logo i kolorem firmowym, z kodem QR do płatności i w języku odpowiadającym klientowi.
W tle przygotowywane jest także fakturowanie elektroniczne. System potrafi z faktury utworzyć dokument ustrukturyzowany w formacie UBL, używanym w sieci Peppol, oraz przyjąć dokument od dostawcy. Wciąż kończymy połączenie z certyfikowanym dostawcą, ponieważ obowiązek zaczyna obowiązywać na Słowacji od 2027 r. i nie chcemy niczego przyspieszać.
Pojazdy i kierowcy
Sekcja taboru otrzymała przejrzystszą kartę pojazdu: dane techniczne, daty przeglądu i ubezpieczenia, dane finansowe, historię serwisową i statystyki w jednym miejscu. Do pojazdów i zapisów serwisowych można dołączać zdjęcia i dokumenty. Kierowca ma własną aplikację mobilną, w której widzi przydzielone zlecenia, zmienia ich status i przesyła zdjęcia prosto z miejsca dostawy. Dyspozytor widzi zmianę od razu.
W pakietach Business i Pro pojawiła się integracja GPS, pokazująca na mapie aktualne pozycje pojazdów. Powiadomienia na górnym pasku ostrzegają z wyprzedzeniem o zbliżających się terminach przeglądów i ubezpieczeń oraz o ważności dokumentów pracowników, dzięki czemu terminy są zapominane rzadziej.
Sprzedaż i zestawienia
U klientów można zweryfikować NIP UE bezpośrednio w europejskim systemie VIES, co docenią Państwo zwłaszcza przy zleceniach międzynarodowych. Raporty pokazują przychody, koszty, zysk i najbardziej dochodowych klientów, a w pakietach Business i Pro można je eksportować do PDF lub Excela. Przy zleceniach śledzą Państwo koszty paliwa, opłat drogowych, wynagrodzeń i inne, dzięki czemu widzą Państwo zysk po każdym przewozie, a nie tylko na koniec miesiąca.
Pojawił się także kalendarz ograniczeń ruchu. Przy zleceniu ostrzega, że trasa prowadzi przez kraj, w którym obowiązuje święto lub zakaz ruchu dla pojazdów ciężarowych, więc można to uwzględnić przy planowaniu terminów.
Bezpieczeństwo i niezawodność
Przy danych wrażliwych improwizacja się nie opłaca, dlatego zainwestowaliśmy w fundamenty. Logowanie można chronić uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Uprawnienia podążają za rolami, więc każdy widzi tylko to, czego potrzebuje. Historia zmian zapisuje, kto co zmienił i kiedy. Można eksportować dane firmy i na żądanie anonimizować dane pracowników, co pomaga w spełnianiu wymogów RODO. System przeszedł też wewnętrzny audyt bezpieczeństwa i testy penetracyjne, które ujawniły kilka drobnych usterek. Wszystkie je naprawiliśmy.
Komunikaty o konserwacji pojawiają się z wyprzedzeniem, aby planowane przestoje nie zaskakiwały Państwa, a ustawienia chroniące Państwa dane, takie jak limit czasu sesji, można dostosować do własnych potrzeb.
Języki i publiczna strona internetowa
Aplikacja, dokumenty i publiczna strona internetowa są dostępne w języku słowackim, angielskim, niemieckim, francuskim, włoskim, hiszpańskim, polskim, rumuńskim i węgierskim. Dla przewoźników, którzy jeżdżą za granicę i mają zagranicznych klientów, to nie kosmetyka: oferta lub faktura w języku klienta zmniejsza liczbę pytań i przyspiesza płatność. Wzbogaciliśmy blog na naszej stronie o artykuły dla przewoźników i dyspozytorów, oparte na pytaniach, które od Państwa dostajemy.
Co te zmiany Państwu przyniosły
Gdybyśmy mieli podsumować kierunek w jednym zdaniu, brzmiałoby ono tak: mniej przepisywania i mniej szukania. Każda dana powinna być wpisana raz, a potem system używa jej tam, gdzie trzeba. Wpisują Państwo zlecenie raz i powstaje z niego faktura. Wpisują Państwo termin pojazdu raz i system go pilnuje. Kierowca fotografuje dokument raz, a dyspozytor, osoba fakturująca i klient widzą go wtedy, gdy potrzebują.
Pięć rzeczy, które można zrobić w tym miesiącu
Nie wszystkie nowe funkcje włączają się same. Aby w pełni z nich skorzystać, proszę poświęcić jedno popołudnie:
- Proszę przejrzeć listę klientów. Uzupełnić ID firmy, NIP UE i e-maile do faktur, połączyć duplikaty i zweryfikować numery VAT.
- Proszę uzupełnić daty przeglądu i ubezpieczenia wszystkich pojazdów oraz ważność dokumentów kierowców, aby powiadomienia mogły ostrzegać z wyprzedzeniem.
- Proszę zaprosić kierowców do aplikacji mobilnej i uzgodnić prostą zasadę: dokumenty przesyła się do zlecenia, gdy jeszcze jest się w miejscu dostawy.
- Proszę przejrzeć role i uprawnienia. Każdy powinien widzieć tylko to, czego potrzebuje, a właściciele i kierownictwo powinni mieć włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
- Proszę ustawić szablon dokumentu: logo, kolor, dane bankowe i język, aby oferty i faktury wyglądały tak, jak Państwo chcą.
Żaden z tych kroków nie zajmuje dużo czasu, ale razem stanowią różnicę między systemem, który Państwo mają, a systemem, którego faktycznie używają.
Nad czym pracujemy
Przygotowujemy się do dokończenia połączenia z fakturowaniem elektronicznym w sieci Peppol, kolejnych połączeń z programami księgowymi i rozszerzenia raportów. Państwa sugestie również kształtują te plany. Jeśli w systemie czegoś brakuje lub coś Państwa spowalnia, proszę do nas napisać. Zmiany, które wprowadziliśmy w minionym roku, powstały w większości właśnie w ten sposób: dyspozytor lub właściciel powiedział nam, gdzie ucieka czas.