En fin d'année, il vaut la peine de s'arrêter pour regarder ce qui a changé. Non pour nous vanter, mais parce que la plupart des transporteurs ne remarquent les changements d'un logiciel que lorsqu'ils en ont besoin. Ce bilan résume les plus importants, regroupés selon ce que vous faites : vous émettez des documents, gérez véhicules et conducteurs, faites du commerce et veillez à ce que tout soit sûr.
Documents : du devis à l'avoir
La plus grande partie du travail de bureau est de la paperasse, c'est pourquoi nous lui avons consacré le plus d'attention. Vous pouvez générer un devis en PDF dans la langue du client, l'envoyer par e-mail directement depuis le système et, une fois accepté, le transformer en mission en une étape. Les factures sont émises à partir de la mission sans ressaisie. Une section distincte pour les avoirs est apparue, accessible depuis le détail d'une facture, et comme les factures, ils se téléchargent en PDF. Vous pouvez imprimer les documents en A4 avec votre logo et la couleur de votre entreprise, avec un code QR de paiement et dans une langue qui correspond au client.
La facturation électronique est aussi en préparation en arrière-plan. Le système sait créer à partir d'une facture un document structuré au format UBL, utilisé dans le réseau Peppol, et accepter un document d'un fournisseur. Nous terminons encore la connexion à un fournisseur certifié, car l'obligation commence à s'appliquer en Slovaquie à partir de 2027 et nous ne voulons rien précipiter.
Véhicules et conducteurs
Le parc a reçu une fiche véhicule plus claire : données techniques, dates de contrôle et d'assurance, données financières, historique d'entretien et statistiques au même endroit. Vous pouvez joindre photos et documents aux véhicules et aux fiches d'entretien. Le conducteur dispose de sa propre application mobile, où il voit les missions affectées, change leur état et téléverse des photos directement depuis le lieu de livraison. Le dispatcheur voit le changement aussitôt.
Dans les formules Business et Pro, la connexion GPS est apparue, qui affiche les positions actuelles des véhicules sur la carte. Les alertes de la barre supérieure vous préviennent à l'avance des échéances de contrôle et d'assurance et de la validité des documents des employés, si bien que les échéances sont moins souvent oubliées.
Ventes et tableaux de bord
Pour les clients, vous pouvez vérifier le numéro de TVA directement dans le système européen VIES, ce que vous apprécierez surtout pour les missions internationales. Les rapports montrent chiffre d'affaires, coûts, profit et clients les plus rentables, et dans les formules Business et Pro vous les exportez en PDF ou Excel. Sur les missions, vous suivez les coûts de carburant, de péage, de salaire et autres, de sorte que vous voyez le profit après chaque transport et non seulement en fin de mois.
Un calendrier des restrictions de circulation est également apparu. Sur une mission, il vous avertit que l'itinéraire traverse un pays où s'applique un jour férié ou une interdiction de rouler pour les poids lourds, et vous pouvez en tenir compte dans la planification des dates.
Sécurité et fiabilité
Avec des données sensibles, improviser ne paie pas, c'est pourquoi nous avons investi dans les fondations. Vous pouvez protéger la connexion par une authentification à deux facteurs. Les autorisations suivent les rôles, si bien que chacun ne voit que ce dont il a besoin. Un historique des modifications consigne qui a changé quoi et quand. Vous pouvez exporter les données de l'entreprise et, sur demande, anonymiser celles des employés, ce qui aide à répondre aux exigences du RGPD. Le système a aussi subi un audit de sécurité interne et des tests d'intrusion, qui ont révélé quelques défauts mineurs. Nous les avons tous corrigés.
Les avis de maintenance s'affichent à l'avance pour que les arrêts planifiés ne vous surprennent pas, et les réglages qui protègent vos données, comme la durée de session, s'ajustent selon vos besoins.
Langues et site public
L'application, les documents et le site public sont disponibles en slovaque, anglais, allemand et français. Pour les transporteurs qui roulent à l'étranger et ont des clients étrangers, ce n'est pas du cosmétique : un devis ou une facture dans la langue du client réduit les questions et accélère le paiement. Nous avons enrichi le blog de notre site d'articles pour transporteurs et dispatcheurs, fondés sur les questions que nous recevons de vous.
Ce que ces changements vous ont apporté
S'il fallait résumer la direction en une phrase, ce serait celle-ci : moins de ressaisie et moins de recherche. Chaque donnée doit être saisie une fois, puis le système l'utilise partout où il le faut. Vous saisissez une mission une fois et la facture en découle. Vous saisissez une échéance de véhicule une fois et le système la surveille. Le conducteur photographie un document une fois, et le dispatcheur, le facturier et le client le voient quand ils en ont besoin.
Cinq choses à faire dès ce mois-ci
Toutes les nouveautés ne s'activent pas d'elles-mêmes. Pour en tirer pleinement parti, réservez-vous un après-midi :
- Passez en revue votre liste de clients. Complétez numéros d'entreprise, numéros de TVA et e-mails de facturation, fusionnez les doublons et vérifiez les numéros de TVA.
- Renseignez les dates de contrôle et d'assurance de tous les véhicules et la validité des documents des conducteurs, pour que les alertes puissent vous prévenir à l'avance.
- Invitez les conducteurs dans l'application mobile et convenez d'une règle simple : les documents sont téléversés sur la mission dès le lieu de livraison.
- Passez en revue rôles et autorisations. Chacun ne doit voir que ce dont il a besoin, et propriétaires et direction devraient avoir activé l'authentification à deux facteurs.
- Configurez le modèle de documents : logo, couleur, coordonnées bancaires et langue, pour que devis et factures aient l'apparence voulue.
Aucune de ces étapes n'est longue, mais ensemble elles font la différence entre un système que vous avez et un système que vous utilisez vraiment.
Ce sur quoi nous travaillons
Nous préparons l'achèvement de la connexion à la facture électronique dans le réseau Peppol, d'autres liaisons avec les logiciels comptables et un élargissement des rapports. Vos suggestions façonnent aussi ces plans. Si quelque chose manque dans un système, ou si quelque chose vous freine, écrivez-nous. Les changements de l'année écoulée sont nés le plus souvent exactement ainsi : un dispatcheur ou un propriétaire nous a dit où le temps se perdait.