Am Jahresende lohnt es sich innezuhalten und zu schauen, was sich verändert hat. Nicht, um zu prahlen, sondern weil die meisten Transportunternehmer Änderungen in einer Software erst bemerken, wenn sie sie brauchen. Dieser Rückblick fasst die wichtigsten zusammen, gegliedert danach, was Sie tun: Sie stellen Belege aus, steuern Fahrzeuge und Fahrer, machen Geschäfte und sorgen dafür, dass alles sicher ist.
Belege: vom Angebot bis zur Gutschrift
Der größte Teil der Büroarbeit ist Papierkram, deshalb haben wir ihm die meiste Aufmerksamkeit gewidmet. Ein Angebot können Sie als PDF in der Sprache des Kunden erzeugen, direkt aus dem System per E-Mail senden und nach der Annahme in einem Schritt zum Auftrag machen. Rechnungen werden ohne Abtippen aus dem Auftrag ausgestellt. Neu ist ein eigener Bereich für Gutschriften, erreichbar aus den Rechnungsdetails, und wie Rechnungen lassen sie sich als PDF herunterladen. Belege können Sie auf A4 mit eigenem Logo und Firmenfarbe drucken, mit QR-Code für die Zahlung und in einer Sprache, die dem Kunden entspricht.
Auch die elektronische Rechnung wird im Hintergrund vorbereitet. Das System kann aus einer Rechnung einen strukturierten Beleg im Format UBL erzeugen, das im Peppol-Netzwerk verwendet wird, und einen Beleg eines Lieferanten annehmen. Die Anbindung an einen zertifizierten Anbieter schließen wir noch ab, denn die Pflicht beginnt in der Slowakei ab 2027, und wir wollen nichts überstürzen.
Fahrzeuge und Fahrer
Der Fuhrpark erhielt eine übersichtlichere Fahrzeugkarte: technische Daten, Termine für Untersuchung und Versicherung, Finanzdaten, Servicehistorie und Statistik an einem Ort. An Fahrzeuge und Serviceeinträge können Sie Fotos und Dokumente anhängen. Der Fahrer hat eine eigene mobile App, in der er zugewiesene Aufträge sieht, ihren Status ändert und Fotos direkt von der Entladestelle hochlädt. Der Disponent sieht eine Änderung sofort.
In den Paketen Business und Pro kam die GPS-Anbindung hinzu, mit der aktuelle Fahrzeugpositionen auf der Karte erscheinen. Benachrichtigungen in der oberen Leiste warnen Sie rechtzeitig vor nahenden Terminen für Untersuchung und Versicherung und vor dem Ablauf von Mitarbeiterdokumenten, sodass Termine seltener vergessen werden.
Vertrieb und Übersichten
Bei Kunden können Sie die USt-IdNr. direkt im europäischen System VIES prüfen, was Sie besonders bei internationalen Aufträgen schätzen werden. Berichte zeigen Umsatz, Kosten, Gewinn und ertragreichste Kunden, und in den Paketen Business und Pro exportieren Sie sie nach PDF oder Excel. An Aufträgen verfolgen Sie Kosten für Kraftstoff, Maut, Lohn und Sonstiges, sodass Sie den Gewinn nach jedem Transport sehen und nicht erst am Monatsende.
Neu ist auch ein Kalender der Fahrbeschränkungen. Am Auftrag warnt er Sie, dass eine Route durch ein Land führt, in dem ein Feiertag oder ein Fahrverbot für Lastwagen gilt, sodass Sie das bei der Terminplanung berücksichtigen können.
Sicherheit und Zuverlässigkeit
Bei sensiblen Daten lohnt Improvisieren nicht, deshalb haben wir in die Grundlagen investiert. Die Anmeldung können Sie mit Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern. Berechtigungen folgen Rollen, sodass jeder nur sieht, was er braucht. Ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was geändert hat. Firmendaten können Sie exportieren und Mitarbeiterdaten auf Anfrage anonymisieren, was bei der Erfüllung von DSGVO-Anforderungen hilft. Das System hat außerdem ein internes Sicherheitsaudit und Penetrationstests durchlaufen, die einige kleinere Mängel aufdeckten. Wir haben sie alle behoben.
Wartungshinweise erscheinen im Voraus, damit geplante Ausfälle Sie nicht überraschen, und Einstellungen, die Ihre Daten schützen, etwa das Sitzungszeitlimit, passen Sie nach Bedarf an.
Sprachen und öffentliche Website
Anwendung, Belege und öffentliche Website sind auf Slowakisch, Englisch, Deutsch und Französisch verfügbar. Für Transportunternehmen, die ins Ausland fahren und ausländische Kunden haben, ist das keine Kosmetik: Ein Angebot oder eine Rechnung in der Sprache des Kunden verringert Rückfragen und beschleunigt die Zahlung. Den Blog auf unserer Website haben wir um Artikel für Transportunternehmer und Disponenten erweitert, die auf Fragen beruhen, die wir von Ihnen erhalten.
Was Ihnen die Änderungen gebracht haben
Müssten wir die Richtung in einem Satz zusammenfassen, wäre es dieser: weniger Abtippen und weniger Suchen. Jede Angabe soll einmal eingegeben werden, und dann verwendet sie das System überall, wo nötig. Sie erfassen einen Auftrag einmal, und daraus entsteht die Rechnung. Sie erfassen einen Fahrzeugtermin einmal, und das System überwacht ihn. Der Fahrer fotografiert einen Beleg einmal, und Disponent, Fakturist und Kunde sehen ihn, wenn sie ihn brauchen.
Fünf Dinge, die Sie noch diesen Monat tun können
Nicht alle Neuerungen schalten sich von selbst ein. Wenn Sie sie voll nutzen wollen, nehmen Sie sich einen Nachmittag Zeit:
- Gehen Sie Ihre Kundenliste durch. Ergänzen Sie Firmennummern, USt-IdNr. und Rechnungs-E-Mails, führen Sie Dubletten zusammen und prüfen Sie die Steuernummern.
- Tragen Sie bei allen Fahrzeugen die Termine für Untersuchung und Versicherung und bei den Fahrern die Gültigkeit der Dokumente ein, damit Sie die Benachrichtigungen rechtzeitig warnen können.
- Laden Sie die Fahrer in die mobile App ein und vereinbaren Sie eine einfache Regel: Belege werden noch an der Entladestelle zum Auftrag hochgeladen.
- Gehen Sie Rollen und Berechtigungen durch. Jeder soll nur sehen, was er braucht, und Inhaber und Leitung sollten die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeschaltet haben.
- Richten Sie die Belegvorlage ein: Logo, Farbe, Bankdaten und Sprache, damit Angebote und Rechnungen so aussehen, wie Sie es wollen.
Keiner dieser Schritte dauert lange, aber zusammen machen sie den Unterschied zwischen einem System, das Sie haben, und einem System, das Sie wirklich nutzen.
Woran wir arbeiten
Wir bereiten den Abschluss der Anbindung an die E-Rechnung im Peppol-Netzwerk, weitere Verknüpfungen mit Buchhaltungsprogrammen und eine Erweiterung der Berichte vor. Auch Ihre Anregungen prägen diese Pläne. Wenn Ihnen in einem System etwas fehlt oder Sie etwas aufhält, schreiben Sie uns. Die Änderungen des vergangenen Jahres entstanden meist genau so: Ein Disponent oder Inhaber sagte uns, wo Zeit verloren geht.