Tout dispatcheur connaît la phrase « Où êtes-vous ? », prononcée dix fois par jour. Le conducteur doit s'arrêter, décrocher et expliquer, le client attend une réponse et le dispatcheur note un chiffre sur un papier. Tout le monde perd du temps, alors que la réponse existe : elle se trouve dans le boîtier GPS que votre véhicule a de toute façon déjà installé. Nous avons donc ajouté à la vue d'ensemble des missions d'Exilogic une carte avec les positions actuelles des véhicules en route.
Ce que vous voyez sur la carte
Chaque véhicule actuellement affecté à une mission apparaît comme un point sur la carte, avec l'intitulé de la mission et le nom du conducteur. Un clic ouvre le détail : d'où et vers où l'on roule, quand sont prévus l'enlèvement et la livraison, et quel est le statut. L'écart entre le plan et la réalité se voit d'un coup d'œil, au lieu d'être enfoui dans un tableau qu'il faut lire.
La position peut provenir de deux sources. Soit un boîtier GPS dans le véhicule, fourni par un système de télématique, soit une application conducteur sur téléphone mobile. La connexion avec les fournisseurs Traccar et Wialon est disponible dans les formules Business et Pro. Une application conducteur convient quand les véhicules n'ont pas de boîtier GPS ou quand vous voulez aussi suivre des sous-traitants qui y consentent.
Ce qui change au dispatching
Premier effet : un téléphone plus calme. Quand un client appelle pour savoir où est sa marchandise, le dispatcheur répond en quelques secondes, sans déranger le conducteur. Deuxième effet : une alerte plus précoce. Si un véhicule est bloqué dans une file à la frontière et que la livraison glisse, le dispatcheur le sait avant le client et peut appeler le premier. Un client qui apprend un retard par vous est plus satisfait que celui qui l'apprend par le gardien.
Troisième effet : une meilleure planification. Quand arrive une commande urgente, vous regardez quel véhicule est proche et quand il se libère. Un déplacement à vide plus court, ce sont moins de kilomètres sans recette. Quatrième effet : une preuve. L'enregistrement de l'heure d'arrivée d'un véhicule au lieu de livraison aide en cas de litige sur l'attente, qui est ensuite facturée.
La qualité des données fait tout
Une carte ne vaut que par les données qui la sous-tendent. Quelques observations pratiques du terrain :
- Un boîtier GPS devrait remonter la position au moins une fois par minute en roulant. Avec des intervalles plus longs, le véhicule saute sur la carte et l'estimation d'arrivée devient imprécise.
- Le boîtier doit être monté de façon que le conducteur ne puisse pas simplement le débrancher. Si la position compte pour votre exploitation, dites-le ouvertement.
- Les tunnels et les zones frontalières créent des trous. Un bon système les affiche comme tels et ne trace pas une ligne droite à travers la carte.
- Les applications mobiles vident la batterie. Un conducteur qui la laisse tourner toute la journée a besoin d'un chargeur dans la cabine.
La vie privée n'est pas une formalité
Suivre un véhicule, c'est aussi suivre la personne qui le conduit, et le droit le prend au sérieux. Selon le Code du travail slovaque, l'employeur ne peut pas, sans motifs sérieux tenant à la nature particulière de son activité, porter atteinte à la vie privée du salarié par un contrôle. S'il met en place un mécanisme de contrôle, il doit en discuter au préalable l'étendue, la méthode et la durée avec les représentants du personnel et en informer les salariés. Dans le transport, le motif découle généralement de la nature du travail : protection de la marchandise, planification et sécurité. Vous devez néanmoins pouvoir l'expliquer.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique en même temps. La position d'une personne est une donnée personnelle. Il vous faut une base légale, le plus souvent un intérêt légitime que vous documentez, et vous devez informer les salariés des données collectées, de leur finalité et de leur durée de conservation. Pour une surveillance systématique, une analyse d'impact relative à la protection des données est aussi judicieuse. Nous recommandons ces règles :
- Ne suivez la position que pendant le temps de travail ou pendant une mission, jamais en dehors.
- Décidez qui peut voir les positions et limitez l'accès aux dispatcheurs et à la direction.
- Fixez une durée de conservation de l'historique des trajets et supprimez les données à son terme.
- Si un véhicule peut aussi servir à titre privé, convenez de désactiver le suivi hors travail.
- Remettez les règles par écrit à chaque conducteur et faites-vous en accuser réception.
Comment l'introduire sans résistance
L'inquiétude la plus courante des conducteurs est : « On veut me contrôler. » Si la direction suit les véhicules sans explication, cette inquiétude est fondée. Si vous dites que la carte sert à ne pas avoir à appeler, à prévenir le client à temps et à porter secours rapidement en cas de panne, la plupart l'acceptent. Un exemple concret aide aussi : un conducteur dont le camion est tombé en panne sur une route déserte et dont le dispatcheur savait exactement où chercher défendra le suivi devant ses collègues.
Dites honnêtement à quoi le suivi ne servira pas. La carte n'est pas un outil pour mesurer combien de minutes un conducteur est resté sur un parking. Si elle est utilisée ainsi, la confiance se perd vite et revient lentement.
Comment démarrer
Dans les Paramètres, vous activez l'intégration GPS et saisissez les identifiants de votre fournisseur. Vous affectez ensuite à chaque véhicule son boîtier. Si vous utilisez l'application conducteur, le conducteur se connecte avec un compte personnel et la position est transmise tant qu'une mission est ouverte. Nous recommandons de commencer avec un dispatcheur et quelques véhicules, d'ajuster vos règles et seulement ensuite d'étendre le suivi à toute la flotte.