Ogni dispatcher conosce la frase «Dove sei?», pronunciata dieci volte al giorno. L'autista deve fermarsi, prendere il telefono e spiegare, il cliente aspetta una risposta e il dispatcher annota un numero su un foglio. Tutti perdono tempo, eppure la risposta esiste: è in un'unità GPS che il Suo veicolo ha già installato. Per questo abbiamo aggiunto al riepilogo degli ordini di Exilogic una mappa con le posizioni attuali dei veicoli in viaggio.
Cosa vedrà sulla mappa
Ogni veicolo attualmente assegnato a un ordine compare come un punto sulla mappa, insieme all'etichetta dell'ordine e al nome dell'autista. Un clic apre il dettaglio dell'ordine: da dove a dove si viaggia, quando sono previsti carico e consegna e quale stato si applica. Lo scarto tra piano e realtà si vede a colpo d'occhio, invece di essere sepolto in una tabella da leggere.
La posizione può provenire da due fonti. Da un'unità GPS nel veicolo, fornita da un sistema di telematica, oppure da un'app per autisti sul telefono. L'integrazione con i provider Traccar e Wialon è disponibile nei piani Business e Pro. L'app per autisti è adatta ai casi in cui i veicoli non hanno un'unità GPS o in cui si vogliono seguire vettori subappaltatori che acconsentono.
Cosa cambia nella pianificazione
Un primo effetto è un telefono più silenzioso. Quando un cliente chiama per sapere dov'è la merce, il dispatcher risponde in pochi secondi, senza interrompere l'autista. Un secondo effetto è l'avviso anticipato: se un veicolo è bloccato in coda a una frontiera e la consegna slitta, il dispatcher lo sa prima del cliente e può chiamare per primo. Un cliente che sente del ritardo da Lei è più contento di uno che lo sente da un terzo.
Un terzo effetto è una pianificazione migliore. Quando arriva un ordine urgente, guarda quale veicolo è vicino e quando si libera. Un trasferimento a vuoto più breve significa meno chilometri senza ricavi. Un quarto effetto è la prova: la registrazione dell'ora di arrivo di un veicolo al punto di consegna aiuta nelle controversie sui tempi di attesa, che vengono poi fatturati.
La qualità dei dati decide tutto
Una mappa è valida quanto i dati che ha sotto. Alcune osservazioni pratiche tratte dall'esperienza:
- Un'unità GPS dovrebbe comunicare la posizione almeno una volta al minuto durante la guida. Con intervalli più lunghi il veicolo salta sulla mappa e la stima di arrivo è imprecisa.
- L'unità va montata in modo che l'autista non possa semplicemente staccarla. Se la posizione è importante per la Sua attività, lo dica apertamente.
- Gallerie e zone di frontiera causano interruzioni. Un buon sistema le mostra come interruzione e non traccia una linea retta sulla mappa.
- Le app per cellulare consumano batteria. Un autista che ne tiene una attiva tutto il giorno ha bisogno di un caricabatterie in cabina.
La privacy non è una formalità
Tracciare un veicolo significa anche tracciare la persona che lo guida e la legge lo prende sul serio. Secondo il Codice del lavoro slovacco, il datore di lavoro non può, senza gravi motivi derivanti dalla natura particolare della propria attività, interferire con la privacy del dipendente tramite il monitoraggio. Quando introduce un meccanismo di controllo, deve prima discuterne portata, modalità e durata con i rappresentanti dei lavoratori e informarne i dipendenti. Nei trasporti il motivo è di solito dato dalla natura del lavoro: protezione del carico, pianificazione e sicurezza. Anche così, deve poterlo spiegare.
Si applica contemporaneamente il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). La posizione di una persona è un dato personale. Serve una base giuridica, più spesso un legittimo interesse che documenta, e deve informare i dipendenti su quali dati vengono raccolti, per quale scopo e per quanto tempo vengono conservati. Per un monitoraggio sistematico è inoltre opportuno valutare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati. Suggeriamo queste regole:
- Tracci la posizione solo durante l'orario di lavoro o mentre si guida per un ordine, non fuori dal lavoro.
- Decida chi può vedere le posizioni e limiti l'accesso a dispatcher e direzione.
- Fissi un periodo di conservazione per lo storico dei percorsi ed elimini i dati alla scadenza.
- Se un veicolo può essere usato anche privatamente, concordi di disattivare il tracciamento fuori dall'orario di lavoro.
- Consegni le regole per iscritto a ogni autista e chieda una presa visione firmata.
Come introdurlo senza resistenze
La preoccupazione più comune degli autisti suona così: «Vogliono controllarmi». Se la direzione traccia i veicoli senza spiegazioni, quella preoccupazione è giustificata. Se dice alle persone che la mappa esiste per non dover telefonare, per poter avvisare un cliente in tempo e per aiutare rapidamente dopo un guasto, la maggior parte la accetta. Aiuta anche una storia vera: un autista il cui camion si è rotto su una strada deserta e il cui dispatcher sapeva esattamente dove cercare difenderà il tracciamento davanti ai colleghi.
Sia onesto su ciò per cui il tracciamento non verrà usato. La mappa non è uno strumento per misurare quanti minuti un autista è rimasto fermo in un parcheggio. Se inizia a essere usata così, la fiducia si perde in fretta e ritorna lentamente.
Come iniziare
Nelle Impostazioni attiva l'integrazione GPS e inserisce i dati di accesso del Suo provider. Poi, per ogni veicolo, assegna il suo dispositivo. Se usa l'app per autisti, l'autista accede con un account personale e la posizione viene inviata mentre un ordine è aperto. Consigliamo di iniziare con un dispatcher e pochi veicoli, mettere a punto le regole e solo dopo estendere il tracciamento a tutto il parco veicoli.