Todo gestor de tráfico conoce la frase «¿Dónde estás?», dicha diez veces al día. El conductor tiene que parar, coger el teléfono y explicarse, el cliente espera una respuesta y el gestor apunta un número en un papel. Todos pierden tiempo y, sin embargo, la respuesta existe: está en una unidad GPS que su vehículo ya lleva instalada. Por eso hemos añadido al resumen de pedidos de Exilogic un mapa con las posiciones actuales de los vehículos en ruta.
Qué verá en el mapa
Cada vehículo asignado en este momento a un pedido aparece como un punto en el mapa, junto con la etiqueta del pedido y el nombre del conductor. Un clic abre el detalle del pedido: de dónde a dónde se conduce, cuándo corresponden la carga y la entrega y qué estado tiene. La diferencia entre el plan y la realidad se ve de un vistazo, en lugar de estar enterrada en una tabla que hay que leer.
La posición puede venir de dos fuentes. De una unidad GPS en el vehículo, suministrada por un sistema de telemática, o de una aplicación para conductores en el teléfono móvil. La integración con los proveedores Traccar y Wialon está disponible en los planes Business y Pro. La aplicación para conductores es adecuada cuando los vehículos no tienen unidad GPS o cuando quiere seguir a transportistas subcontratados que lo acepten.
Qué cambia en la gestión del tráfico
Un primer efecto es un teléfono más tranquilo. Cuando un cliente llama para preguntar dónde está la mercancía, el gestor responde en segundos, sin interrumpir al conductor. Un segundo efecto es el aviso temprano: si un vehículo está atascado en una cola en la frontera y la entrega se retrasa, el gestor lo sabe antes que el cliente y puede llamar primero. Un cliente que se entera del retraso por usted está más contento que uno que se entera por un tercero.
Un tercer efecto es una mejor planificación. Cuando llega un pedido urgente, mira qué vehículo está cerca y cuándo queda libre. Un traslado en vacío más corto significa menos kilómetros sin ingresos. Un cuarto efecto es la prueba: el registro de cuándo llegó un vehículo al punto de entrega ayuda en las disputas sobre el tiempo de espera, que después se factura.
La calidad de los datos lo decide todo
Un mapa es tan bueno como los datos que hay debajo. Algunas observaciones prácticas de la experiencia:
- Una unidad GPS debería comunicar la posición al menos una vez por minuto mientras se conduce. Con intervalos más largos el vehículo salta por el mapa y la estimación de llegada es imprecisa.
- La unidad debe instalarse de modo que el conductor no pueda simplemente desconectarla. Si la posición es importante para su operación, dígalo abiertamente.
- Los túneles y las zonas fronterizas provocan huecos. Un buen sistema los muestra como un hueco y no traza una línea recta sobre el mapa.
- Las aplicaciones móviles consumen batería. Un conductor que mantiene una activa todo el día necesita un cargador en la cabina.
La privacidad no es una formalidad
Seguir un vehículo significa también seguir a la persona que lo conduce, y la ley se lo toma en serio. Según el Código del Trabajo eslovaco, el empleador no puede, sin motivos graves derivados de la naturaleza particular de su actividad, interferir en la privacidad del trabajador mediante la vigilancia. Cuando introduce un mecanismo de control, debe tratar antes con los representantes de los trabajadores su alcance, método y duración e informar de ello a los empleados. En el transporte, el motivo suele venir dado por la naturaleza del trabajo: protección de la carga, planificación y seguridad. Aun así, debe poder explicarlo.
Al mismo tiempo se aplica el Reglamento general de protección de datos (RGPD). La ubicación de una persona es un dato personal. Necesita una base jurídica, con más frecuencia un interés legítimo que documente, y debe informar a los empleados de qué datos se recogen, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservan. Para una vigilancia sistemática conviene además valorar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos. Sugerimos estas reglas:
- Siga la posición solo durante la jornada laboral o mientras se conduce para un pedido, no fuera del trabajo.
- Decida quién puede ver las posiciones y limite el acceso a los gestores de tráfico y a la dirección.
- Fije un plazo de conservación del historial de rutas y elimine los datos cuando venza.
- Si un vehículo también puede usarse a título privado, acuerde desactivar el seguimiento fuera del trabajo.
- Entregue las reglas por escrito a cada conductor y pida un acuse de recibo firmado.
Cómo implantarlo sin resistencias
La preocupación más común de los conductores suena así: «Quieren controlarme». Si la dirección sigue los vehículos sin dar explicaciones, esa preocupación está justificada. Si explica a la gente que el mapa existe para no tener que llamar, para poder avisar a un cliente a tiempo y para ayudar rápido tras una avería, la mayoría lo acepta. También ayuda una historia real: un conductor cuyo camión se averió en una carretera desierta y cuyo gestor sabía exactamente dónde buscar defenderá el seguimiento ante sus compañeros.
Sea honesto sobre aquello para lo que no se usará el seguimiento. El mapa no es una herramienta para medir cuántos minutos estuvo un conductor parado en un aparcamiento. Si empieza a usarse así, la confianza se pierde rápido y vuelve despacio.
Cómo empezar
En Configuración activa la integración GPS e introduce los datos de acceso de su proveedor. Después, a cada vehículo le asigna su dispositivo. Si usa la aplicación para conductores, el conductor inicia sesión con una cuenta personal y la posición se envía mientras hay un pedido abierto. Recomendamos empezar con un gestor de tráfico y unos pocos vehículos, ajustar las reglas y solo entonces extender el seguimiento a toda la flota.