En primer lugar, una aclaración honesta. Trans Nova, de la que escribimos aquí, es una empresa modelo. No es un cliente concreto y las cifras de este artículo no son realidad medida, sino una ilustración. La construimos a partir de las situaciones que los transportistas nos describen con más frecuencia. Una cosa nos interesa: de dónde salen las horas que se pueden ahorrar en una pequeña empresa de transporte y cómo calcularlas en sus condiciones.
El punto de partida
Trans Nova tiene catorce vehículos y dieciséis conductores. En la oficina trabajan tres personas: un propietario que se ocupa de ventas y finanzas, un gestor de tráfico y una persona de facturación a tiempo parcial. Los pedidos se anotan en una hoja de Excel, la comunicación pasa por correo electrónico y WhatsApp, los documentos firmados llegan en papel y las facturas se emiten en un programa de contabilidad aparte. Todo funciona hasta que alguien se pone enfermo y algo sale mal. Como en muchas empresas pequeñas, aquí el sistema vive en la memoria de dos personas.
Dónde se perdía el tiempo
Cuando el propietario anotó durante dos semanas en qué se va el tiempo de oficina, salieron cinco partidas bastante previsibles:
- Llamadas del tipo «dónde estás y cuándo llegas», tanto de clientes como del gestor a los conductores. En total, unas cinco horas a la semana.
- Reescribir datos de un pedido en una factura, comprobando que coincidan el precio y la fecha. Unas cuatro horas a la semana.
- Buscar documentos: dónde está la carta de porte firmada que un conductor fotografió por WhatsApp hace tres semanas. Unas tres horas.
- Controlar los plazos de ITV, seguros, tacógrafos y permisos de conducir en una hoja que alguien se olvidó de actualizar. Unas dos horas a la semana cuando se hace bien, y cero cuando se olvida, lo que resultó caro.
- Un resumen mensual para el propietario y la preparación de presupuestos desde cero. Unas tres horas a la semana entre ambos.
Qué cambiaron
Trans Nova no empezó comprando un software. Empezó nombrando a una persona responsable del cambio y fijando un solo objetivo: cada pedido tendrá un único lugar donde se encuentre todo lo que le pertenece. Siguieron cinco pasos repartidos en tres meses.
- Depuraron la lista de clientes. Fusionaron duplicados y añadieron ID de empresa, NIF-IVA y correos de facturación. Llevó dos días y ahorró horas después.
- Empezaron a crear los pedidos directamente en un sistema y a emitir las facturas a partir de ellos, sin reescribir.
- Dieron a los conductores una aplicación móvil donde ven sus pedidos y suben documentos y fotografías directamente desde el punto de entrega.
- Configuraron los plazos de vehículos y conductores para que el aviso aparezca con antelación y no después de que haya pasado el plazo.
- Preparan los presupuestos a partir de sus propias plantillas y, una vez aceptados, los convierten en pedidos con un clic.
Qué cambió en horas
Después de tres meses, el propietario repitió la misma medición. El resultado, de nuevo ilustrativo, fue este:
- Llamadas sobre posición y estado: de cinco horas a dos, con un ahorro de tres horas.
- Reescritura en facturas: de cuatro a una, con un ahorro de tres horas.
- Búsqueda de documentos: de tres a una, con un ahorro de dos horas.
- Control de plazos: de dos horas a media hora, con un ahorro de una hora y media.
- Resúmenes y presupuestos: de tres a una y media, con un ahorro de una hora y media.
- Resúmenes mensuales a partir de informes en lugar de hojas de cálculo: una hora más a la semana.
En total son doce horas a la semana. Día y medio de trabajo devuelto a la empresa. El gestor de tráfico lo usó para buscar cargas de retorno, la persona de facturación para reclamar facturas impagadas y el propietario para negociaciones con clientes para las que antes no había tiempo.
Qué no funcionó
La honestidad exige mostrar también el otro lado. Al principio, Trans Nova intentó pasar a un sistema diez años de datos. Costó mucho tiempo y casi nadie volvió a consultarlos. Hoy recomienda pasar clientes, vehículos, conductores y pedidos abiertos, y dejar los documentos antiguos en un archivo. Un segundo problema afectó a los conductores: los que no se acostumbraron seguían enviando fotografías por WhatsApp. Ayudó una regla sencilla: la factura se emite solo después de que un documento se haya subido al sistema.
Cómo calcularlo para usted
No necesita una consultoría cara. Bastan papel y dos semanas.
- Durante dos semanas, todos en su oficina anotan en qué se va el tiempo, en categorías como llamadas, reescritura, búsqueda de documentos, plazos y resúmenes.
- Divida los totales entre dos para obtener las horas semanales.
- Multiplíquelas por el coste horario real del trabajo, incluidas las cotizaciones sociales, no solo el sueldo neto.
- Calcule cuánto se puede ahorrar. Cuidado: la mitad es una estimación razonable.
Así obtiene una suma que comparar con el precio de un sistema. A menudo resulta que solo el ahorro de tiempo cubre una suscripción y, además, llega el beneficio de facturar mejor y cometer menos errores.
Qué conviene llevarse
El ahorro en administración no es una cosa grande. Está hecho de decenas de cosas pequeñas que se repiten cada día: una llamada, una reescritura, una búsqueda. Una lenta fuga de tiempo solo se detiene introduciendo los datos una vez y después simplemente usándolos. Ese es en esencia todo el secreto, y Exilogic está construido precisamente sobre esta idea.