Proszę wyobrazić sobie zwykły piątek w firmie transportowej. Kierowca rozładowuje towar w Brnie i dostaje podpisany list przewozowy. Kartka wsuwa się za osłonę przeciwsłoneczną, ciężarówka rusza do kolejnego zlecenia, a dokument dociera do biura po tygodniu, jeśli w ogóle. Osoba odpowiedzialna za fakturowanie czeka, klient pyta, gdzie jest faktura, a Państwo pytają, gdzie jest kartka. Transport zna niezliczone takie historie i każda kończy się tak samo: pieniądze wpływają później, niż mogłyby.
Ile naprawdę kosztuje papier
W przypadku dokumentów papierowych koszty kryją się w miejscach, których nikt nie śledzi. Jest czas, który ludzie poświęcają na szukanie dokumentu. Są kwestionowane faktury, gdy klient twierdzi, że towar dotarł uszkodzony, a Państwo nie mają ani zdjęcia, ani protokołu przekazania. Jest opóźnione fakturowanie, które wydłuża oczekiwanie na zapłatę. I jest ryzyko zagubienia: dokumentu, który zniknie, nie da się zastąpić.
Papier niesie też cichszy podatek. Gdy ktoś przepisuje dane z listu przewozowego do systemu, wkradają się błędy: literówki w numerze rejestracyjnym, zła waga, nieprawidłowa data dostawy. Każdy z nich później wychodzi na fakturze lub w reklamacji.
Co mówią prawo i Europa
Międzynarodowy transport drogowy nadal podlega Konwencji CMR z 1956 r., która reguluje umowę przewozu towarów i list przewozowy. Protokół dodatkowy z 2008 r. pozwala wystawić elektroniczny list przewozowy, znany jako e-CMR, z taką samą ważnością jak papierowy, pod warunkiem że strony go zaakceptują i da się zapewnić jego autentyczność i integralność. W praktyce e-CMR jest używany tam, gdzie wszystkie strony przewozu się na to zgodzą, a nie każdy kraj ani klient traktuje go jeszcze jednakowo.
Na poziomie Unii Europejskiej ramy uzupełnia rozporządzenie o elektronicznych informacjach o transporcie towarów (eFTI). Stanowi ono, że organy państw członkowskich powinny akceptować dane o transporcie towarów przekazywane elektronicznie za pośrednictwem certyfikowanych platform, a nie tylko dokumenty papierowe. Według aktualnych informacji obowiązek akceptowania takich danych przez organy obowiązuje stopniowo i w pełni dopiero od 2027 r., dlatego proszę sprawdzić dokładne daty w tekście rozporządzenia i w powiązanych aktach wykonawczych. Kierunek jest jednak jasny: kontrole drogowe będą opierać się coraz bardziej na danych elektronicznych.
Które dokumenty przenieść najpierw
Nie muszą Państwo cyfryzować wszystkiego naraz. Zwrot z inwestycji jest najszybszy, jeśli działają Państwo w kolejności tego, co najbardziej doskwiera:
- Dowód dostawy: podpisany list przewozowy lub dokument dostawy, najlepiej ze zdjęciem wykonanym przez kierowcę na miejscu.
- Zdjęcia z załadunku i rozładunku, zwłaszcza w przypadku towarów łatwo ulegających uszkodzeniu i spornego stanu opakowania.
- Zamówienia i potwierdzenia od klienta, aby mieć czarno na białym uzgodnioną cenę i warunki.
- Kwity wagowe, dokumenty ADR i zezwolenia, które kierowca musi mieć pod ręką.
- Koszty powiązane ze zleceniem, na przykład paragony za opłaty drogowe i parkingi, jeśli planują Państwo ich refakturowanie.
Jak to zrobić w praktyce
Jednym z częstych błędów w cyfryzacji jest zakup oprogramowania i oczekiwanie, że nawyki zmienią się same. Proszę najpierw zmienić proces, a dopiero potem narzędzie.
Proszę zacząć od tego, aby każdy dokument należał do zlecenia. Nie do wspólnego folderu o nazwie „Skany”, ale bezpośrednio do konkretnego transportu, gdzie dyspozytor, osoba fakturująca i kierownictwo mogą go znaleźć. Drugi krok dotyczy kierowcy: proszę dać mu prosty sposób na sfotografowanie dokumentu telefonem i wysłanie go do zlecenia, zanim opuści miejsce dostawy. Jeśli będzie to zbyt skomplikowane, nic się nie wydarzy. Trzeci krok to zasada, że faktura jest wystawiana po wgraniu dowodu dostawy. Dzięki temu dokumenty cyfrowe stają się częścią normalnego obiegu, a nie czymś dodatkowym.
Czwarty krok bywa zapominany, a ma znaczenie: archiwizacja. Dokumenty księgowe przechowuje się przez okresy określone w ustawie o rachunkowości i ustawie o VAT, zwykle dziesięć lat. Dokument elektroniczny musi przez cały ten czas pozostać czytelny i niezmieniony. Proszę wykonywać kopie zapasowe i zdecydować, kto ma dostęp.
Na co uważać
- Niektórzy klienci nadal żądają papierowych oryginałów. Proszę najpierw zaproponować skan lub zdjęcie, a papier wysyłać tylko tam, gdzie jest to nieuniknione.
- Zdjęcie podpisu nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Na co dzień przy przekazaniu towaru wystarcza, ale przy przesyłkach wartościowych lub ryzykownych proszę skonsultować się z prawnikiem.
- Jakość obrazu decyduje. Nieostre zdjęcie nie liczy się w sporze. Proszę nauczyć kierowców fotografowania całej strony z czytelnym podpisem i pieczątką.
- Dokumenty wrażliwe, takie jak dane osobowe odbiorcy, należą wyłącznie do osób, które ich potrzebują. Proszę ograniczyć dostęp według roli.
Co zmienia się w Państwa firmie
Dyspozytor nie musi dzwonić, żeby zapytać, czy dokument został dostarczony: otwiera zlecenie i widzi go. Osoba fakturująca nie musi czekać na kuriera: faktura wychodzi tego samego dnia. Kierownictwo ma dowody pod ręką na wypadek reklamacji, a klient otrzymuje fakturę z dokumentem, który przekonuje go, że towar dotarł w porządku. Dla przewoźnika fakturującego dziesiątki przesyłek tygodniowo oznacza to krótsze oczekiwanie na zwrot pieniędzy i mniej kłótni.
Jak pomaga Exilogic
Do każdego zlecenia, faktury lub oferty mogą Państwo dołączać dokumenty i zdjęcia, a kierowcy przesyłają je z aplikacji mobilnej wprost z miejsca dostawy. Pliki są przechowywane w prywatnej przestrzeni, tylko upoważnieni użytkownicy Państwa firmy mogą je pobierać, a typ pliku jest sprawdzany na podstawie jego zawartości. Dzięki temu wszystko mają Państwo przy zleceniu, a nie rozproszone po e-mailach i telefonach.