Képzeljen el egy átlagos pénteket egy fuvarozó cégnél. A sofőr Brnóban lerakja az árut, és aláíratja a fuvarlevelet. Egy papír becsúszik a napellenző mögé, a teherautó indul a következő megrendelésre, a dokumentum pedig egy hét múlva ér az irodába, ha egyáltalán odaér. A számlázó vár, az ügyfél azt kérdezi, hol a számla, Ön pedig azt, hol a papír. A fuvarozásnak számtalan ilyen története van, és mind ugyanúgy végződik: a pénz később érkezik, mint ahogyan érkezhetne.
Mennyibe kerül valójában a papír
A papír alapú dokumentumoknál a költségek olyan helyeken rejtőznek, amelyeket senki sem követ. Ott van az az idő, amelyet az emberek egy dokumentum keresésére fordítanak. Ott vannak a vitatott számlák, amikor az ügyfél azt állítja, hogy az áru sérülten érkezett, Önnek pedig sem fényképe, sem átvételi jegyzőkönyve nincs. Ott van a késedelmes számlázás, amely meghosszabbítja a pénzre való várakozást. És ott van az elvesztés kockázata: az eltűnt dokumentumot nem lehet pótolni.
A papír egy csendesebb adót is hordoz. Amikor valaki egy fuvarlevél adatait újra begépeli egy rendszerbe, hibák csúsznak be: elírás a rendszámban, rossz súly, helytelen kézbesítési dátum. Mindegyik később megjelenik egy számlán vagy egy reklamációban.
Mit mond a jog és Európa
A nemzetközi közúti fuvarozást továbbra is az 1956-os CMR-egyezmény szabályozza, amely az áruszállítási szerződést és a fuvarlevelet rendezi. Egy 2008-as kiegészítő jegyzőkönyv lehetővé teszi, hogy elektronikus fuvarlevelet, úgynevezett e-CMR-t a papírral azonos érvénnyel állítsanak ki, feltéve, hogy a felek elfogadják, és biztosítható a hitelessége és sértetlensége. A gyakorlatban az e-CMR-t ott használják, ahol a fuvarozás valamennyi résztvevője megállapodik benne, és nem minden ország vagy ügyfél kezeli még egyformán.
Az Európai Unió szintjén az elektronikus áruszállítási információkról szóló rendelet (eFTI) keretet ad. Kimondja, hogy a tagállamok hatóságainak el kell fogadniuk a tanúsított platformokon keresztül elektronikusan megadott áruszállítási adatokat, nem csak a papír dokumentumokat. A jelenlegi információk szerint a hatóságok adatelfogadási kötelezettsége fokozatosan, teljes körűen csak 2027-től érvényes, ezért a pontos időpontokat ellenőrizze a rendelet szövegében és a kapcsolódó végrehajtási jogi aktusokban. Az irány azonban egyértelmű: az útmenti ellenőrzések egyre inkább elektronikus adatokra támaszkodnak majd.
Mely dokumentumokat vigye át először
Nem kell mindent egyszerre digitalizálnia. A megtérülés akkor a leggyorsabb, ha abban a sorrendben halad, amilyen sorrendben leginkább fáj:
- A kézbesítés igazolása: aláírt fuvarlevél vagy szállítólevél, lehetőleg egy fényképpel, amelyet a sofőr a helyszínen készít.
- A fel- és lerakodáskor készült fényképek, különösen az könnyen sérülő áruknál és a vitatott csomagolási állapotnál.
- Az ügyfél megrendelései és visszaigazolásai, hogy az egyeztetett ár és feltételek feketén-fehéren megvannak.
- A mérlegjegyek, az ADR-dokumentumok és az engedélyek, amelyeket a sofőrnek kéznél kell tartania.
- A megrendeléshez kapcsolódó költségek, például az útdíj- és parkolási nyugták, ha tervezi továbbszámlázásukat.
Hogyan csinálja a gyakorlatban
A digitalizáció egyik gyakori hibája, hogy szoftvert vásárolnak, és azt várják, hogy a szokások maguktól megváltoznak. Előbb a folyamatot változtassa meg, azután az eszközt.
Kezdje azzal, hogy minden dokumentum egy megrendeléshez tartozzon. Nem egy „Beolvasások” nevű közös mappához, hanem közvetlenül egy konkrét fuvarhoz, ahol a diszpécser, a számlázó és a vezetés is megtalálja. A második lépés a sofőrt érinti: adjon neki egyszerű módot arra, hogy a telefonjával lefényképezzen egy dokumentumot, és elküldje a megrendeléshez, mielőtt elhagyja a kézbesítési helyet. Ha túl bonyolult, nem fog megtörténni. A harmadik lépés az a szabály, hogy a számla a kézbesítés igazolásának feltöltése után kerül kiállításra. Így a digitális dokumentumok a normál folyamat részévé válnak, nem valami extrává.
A negyedik lépést gyakran elfelejtik, pedig számít: az archiválást. A számviteli bizonylatokat a számviteli törvény és az ÁFA-törvény által meghatározott ideig őrzik meg, általában tíz évig. Az elektronikus dokumentumnak ez idő alatt olvashatónak és változatlannak kell maradnia. Készítsen biztonsági másolatot, és döntse el, kinek van hozzáférése.
Mire figyeljen
- Egyes ügyfelek még mindig papír eredetit követelnek. Először beolvasást vagy fényképet ajánljon, és papírt csak ott küldjön, ahol elkerülhetetlen.
- Egy aláírás fényképe nem minősített elektronikus aláírás. Az áru mindennapi átadásához elég, de értékes vagy kockázatos szállítmányoknál konzultáljon ügyvéddel.
- A képminőség a döntő. Egy elmosódott fénykép egy vitában nem számít. Tanítsa meg a sofőröket arra, hogy az egész oldalt lefényképezzék olvasható aláírással és bélyegzővel.
- Az érzékeny dokumentumok, például a címzett személyes adatai, csak azoké, akiknek szükségük van rájuk. Szerepkör szerint korlátozza a hozzáférést.
Mi változik a cégén belül
A diszpécsernek nem kell telefonálnia, hogy megkérdezze, megérkezett-e egy dokumentum: megnyitja a megrendelést, és látja. A számlázónak nem kell futárra várnia: a számla még aznap kimegy. A vezetésnek kéznél vannak a bizonyítékok a reklamációkhoz, az ügyfél pedig olyan dokumentummal kapja meg a számlát, amely meggyőzi, hogy az áru rendben megérkezett. Egy olyan fuvarozónak, amely hetente több tucat szállítmányt számláz, ez rövidebb várakozást jelent a pénz visszaérkezéséig, és kevesebb vitát.
Hogyan segít az Exilogic
Dokumentumokat és fényképeket csatolhat minden megrendeléshez, számlához vagy árajánlathoz, a sofőrök pedig a mobilalkalmazásból töltik fel őket közvetlenül a kézbesítési helyről. A fájlok privát tárhelyen vannak, csak a cége jogosult felhasználói tölthetik le őket, a fájltípust pedig a tartalma alapján ellenőrizzük. Így mindent a megrendelésnél tart, nem pedig e-mailek és telefonok között szétszórva.