Immagini un normale venerdì in un'azienda di trasporti. Un autista scarica la merce a Brno e si fa firmare una lettera di vettura. Un foglio scivola dietro il parasole, il camion parte per il successivo ordine e il documento arriva in ufficio una settimana dopo, se arriva. L'addetto alla fatturazione aspetta, il cliente chiede dov'è la fattura e Lei chiede dov'è il foglio. Il trasporto è pieno di storie simili e ognuna finisce allo stesso modo: il denaro arriva più tardi di quanto potrebbe.
Quanto costa davvero la carta
Con i documenti cartacei, i costi si nascondono in posti che nessuno controlla. C'è il tempo che le persone passano a cercare un documento. Ci sono le fatture contestate, quando il cliente sostiene che la merce è arrivata danneggiata e Lei non ha né una fotografia né un verbale di consegna. C'è la fatturazione in ritardo, che allunga l'attesa prima di essere pagati. E c'è il rischio di smarrimento: un documento che sparisce non si può sostituire.
La carta porta con sé anche una tassa più silenziosa. Quando qualcuno ribatte a mano i dati di una lettera di vettura in un sistema, si insinuano errori: refusi in una targa, un peso sbagliato, una data di consegna scorretta. Ciascuno di essi emerge poi in una fattura o in un reclamo.
Cosa dicono la legge e l'Europa
Il trasporto internazionale su strada è ancora regolato dalla Convenzione CMR del 1956, che disciplina il contratto di trasporto di merci e la lettera di vettura. Un protocollo aggiuntivo del 2008 consente di emettere una lettera di vettura elettronica, nota come e-CMR, con la stessa validità di quella cartacea, a condizione che le parti la accettino e se ne possano garantire autenticità e integrità. In pratica l'e-CMR viene usata quando tutte le parti di un trasporto concordano di farlo e non tutti i paesi o i clienti la trattano ancora allo stesso modo.
A livello di Unione europea, un regolamento sulle informazioni elettroniche sul trasporto merci (eFTI) aggiunge un quadro di riferimento. Stabilisce che le autorità degli Stati membri debbano accettare i dati sul trasporto merci forniti in forma elettronica tramite piattaforme certificate, non solo documenti cartacei. Secondo le informazioni attuali, l'obbligo delle autorità di accettare tali dati si applica gradualmente e per intero solo dal 2027, quindi verifichi le date esatte nel testo del regolamento e negli atti di esecuzione collegati. La direzione, tuttavia, è chiara: i controlli su strada si baseranno sempre più su dati elettronici.
Quali documenti spostare per primi
Non deve digitalizzare tutto subito. Il ritorno dell'investimento è più rapido se procede in ordine di ciò che fa più male:
- La prova di consegna: una lettera di vettura o un documento di consegna firmato, idealmente con una fotografia scattata dall'autista sul posto.
- Le fotografie di carico e scarico, soprattutto per merci facilmente danneggiabili e per lo stato contestato dell'imballaggio.
- Gli ordini e le conferme del cliente, per avere nero su bianco il prezzo e le condizioni concordati.
- Gli scontrini di pesatura, i documenti ADR e le autorizzazioni che l'autista deve tenere a portata di mano.
- I costi collegati a un ordine, ad esempio le ricevute di pedaggi e parcheggi, se prevede di riaddebitarli.
Come farlo in pratica
Un errore comune nella digitalizzazione è comprare un software e aspettarsi che le abitudini cambino da sole. Cambi prima un processo e poi uno strumento.
Inizi facendo in modo che ogni documento appartenga a un ordine. Non in una cartella condivisa chiamata «Scansioni», ma direttamente a uno specifico trasporto, dove dispatcher, addetto alla fatturazione e direzione possano trovarlo. Un secondo passo coinvolge l'autista: gli dia un modo semplice per fotografare un documento con il telefono e inviarlo a un ordine prima di lasciare il punto di consegna. Se è troppo complicato, non accadrà. Un terzo passo è la regola che una fattura venga emessa una volta caricata la prova di consegna. In questo modo i documenti digitali diventano parte di un flusso normale e non qualcosa in più.
Un quarto passo viene spesso dimenticato, eppure conta: l'archiviazione. I documenti contabili si conservano per i periodi stabiliti dalla legge sulla contabilità e dalla legge sull'IVA, di solito dieci anni. Un documento elettronico deve rimanere leggibile e inalterato per tutto il periodo. Ne faccia un backup e decida chi vi ha accesso.
A cosa fare attenzione
- Alcuni clienti pretendono ancora gli originali cartacei. Offra prima una scansione o una fotografia e invii la carta solo dove è inevitabile.
- La fotografia di una firma non è una firma elettronica qualificata. Per la consegna quotidiana della merce basta, ma per spedizioni di valore o a rischio consulti un legale.
- La qualità dell'immagine è decisiva. Una foto sfocata non conta in una controversia. Insegni agli autisti a fotografare l'intera pagina con una firma leggibile e un timbro.
- I documenti sensibili, come i dati personali di un destinatario, spettano solo a chi ne ha bisogno. Limiti l'accesso in base al ruolo.
Cosa cambia dentro la Sua azienda
Il dispatcher non deve telefonare per chiedere se un documento è stato consegnato: apre un ordine e lo vede. L'addetto alla fatturazione non deve aspettare un corriere: la fattura parte lo stesso giorno. La direzione ha le prove a portata di mano per i reclami e il cliente riceve una fattura con un documento che lo convince che la merce è arrivata in ordine. Per un trasportatore che fattura decine di spedizioni a settimana, significa un'attesa più breve prima che il denaro rientri e meno litigi.
Come aiuta Exilogic
Può allegare documenti e fotografie a ogni ordine, fattura o preventivo e gli autisti li caricano dall'app mobile direttamente dal punto di consegna. I file vengono conservati in uno spazio privato, solo gli utenti autorizzati della Sua azienda possono scaricarli e il tipo di file viene verificato in base al contenuto. In questo modo tiene tutto con l'ordine, non sparso tra e-mail e telefoni.