Un client écrit : « J'ai besoin de déplacer 22 palettes de Trencin à Munich, chargement mercredi, prix ? » Le dispatcheur estime les kilomètres de tête, ajoute quelque chose pour le péage et répond par un chiffre qui lui paraît raisonnable. Deux heures plus tard, la réponse tombe : « La concurrence est moins chère. » Peut-être. Ou bien votre chiffre n'était ni bien calculé ni bien expliqué. Un devis qui vend a trois qualités : il est correctement calculé, clairement rédigé et livré avant celui du concurrent.
Connaître d'abord vos coûts
Vous ne pouvez pas vendre avec profit si vous ne savez pas ce que vous coûte un transport. Les coûts d'un transporteur se répartissent en trois groupes, et chacun se calcule différemment.
- Coûts au kilomètre : gazole, péage, pneus, entretien courant et usure. Ils varient avec la distance et le type de trajet.
- Coûts au temps : salaire du conducteur avec charges, indemnités de déplacement y compris repas à l'étranger, hébergement sur les longs trajets. Ils varient avec la durée de la mission, pas avec les kilomètres.
- Coûts fixes : crédit-bail ou amortissement, assurance, impôt, bureau. Vous les répartissez sur les jours où un véhicule est disponible, pas sur les kilomètres parcourus.
Pour un trajet précis, vous obtenez ainsi une base : ce que coûte un kilomètre, une heure et une journée de véhicule. Ce n'est qu'ensuite que vous ajoutez votre marge.
Le retour décide
L'erreur la plus fréquente dans les devis est le retour oublié. Si vous emmenez une marchandise de Trencin à Munich et n'avez rien à charger au retour, vous payez le double de kilomètres et votre client paie un seul sens. En établissant le devis, demandez-vous donc ce que devient le camion après le déchargement. Si vous savez trouver un fret de retour depuis la Bavière, vous pouvez proposer un prix plus bas. Sinon, vous devez inclure le retour à vide dans votre prix, ou refuser.
Le péage compte aussi. En Allemagne, le réseau payant s'est élargi, et depuis décembre 2023 une composante liée aux émissions de CO2 s'ajoute au péage. Qui calcule avec d'anciens barèmes paie la différence. Vérifiez donc les tarifs de péage pour chaque devis vers un autre pays, pas une fois par an.
Ce que contient un bon devis
Un devis clair inspire confiance. Une page A4 devrait répondre à tout ce que le client demandera et à tout ce qui pourrait provoquer un litige plus tard :
- Trajet : lieu de chargement et de déchargement avec adresse, pas seulement la ville.
- Dates : fenêtre de chargement et fenêtre de déchargement.
- Marchandise : poids, nombre de palettes, dimensions, et le cas échéant exigences ADR et de température.
- Véhicule : type et capacité.
- Prix : montant, devise et indication TVA comprise ou non. Pour des prestations à une entreprise étrangère, une mention d'autoliquidation si elle s'applique.
- Ce que le prix comprend : péage, surcharge carburant, temps d'attente gratuit au chargement et au déchargement.
- Attente : un tarif pour chaque heure commencée au-delà du temps convenu.
- Annulation : ce qui se passe si le client annule le dernier jour.
- Validité : par exemple sept jours.
- Conditions de paiement : échéance de la facture.
- Responsabilité : assurance et renvoi à vos conditions de transport.
Les trois premiers points, le client les vérifie pour s'assurer que vous avez compris la demande. Le prix et ce qu'il comprend sont ce qui l'intéresse le plus. Le reste vous protège.
Comment rédiger pour que le client comprenne
Écrivez simplement, sans abréviations que seul le dispatcheur connaît. Indiquez le prix clairement et à un endroit visible. Si vous proposez plusieurs options, mettez-les sur deux lignes : transport standard pour cette date et express pour un prix plus élevé. Le client peut ainsi choisir et ne se sent pas poussé. Une phrase sur ce qu'il obtient en plus, comme le suivi de l'envoi ou une assurance de la marchandise supérieure à la limite légale, décide souvent plus qu'une remise.
La rapidité est un argument
Dans le transport, on décide vite. Un client qui cherche un véhicule pour demain contacte cinq transporteurs et commande chez celui qui répond le premier et clairement. Un devis envoyé dans l'heure a plus de chances qu'un devis un peu moins cher arrivant le lendemain. Un modèle prêt à l'emploi aide : pour les trajets que vous faites souvent, les prix sont calculés à l'avance, et le dispatcheur ne fait que les adapter à la mission précise.
Les erreurs les plus courantes
- Un prix sans retour à vide et sans marge pour l'attente.
- Un devis en devise étrangère sans gestion du risque de change. Avec la couronne tchèque, le zloty polonais ou le forint hongrois, le cours bouge en une semaine, et votre marge avec lui.
- Une validité trop longue. Les prix du gazole et du péage changent, et un devis valable un mois devient vite déficitaire.
- Un périmètre du prix flou. Cela se traduit plus tard par une dispute sur un supplément.
- Aucun suivi après l'envoi. Beaucoup de devis se perdent simplement parce que personne n'a vérifié le lendemain si le client avait répondu.
Suivez ce que deviennent les devis
Un devis est une opportunité commerciale, et il vaut la peine de mesurer combien se transforment en missions et à quelle vitesse les clients répondent. Si vous gagnez trois devis sur dix, c'est peut-être un bon résultat, ou le signe que vous êtes trop bon marché. Si vous en gagnez un sur dix, cherchez la raison : prix, rapidité ou manque de clarté. Notez aussi les motifs de refus. Au bout de six mois, vous en saurez plus que par n'importe quelle enquête.
Comment Exilogic vous aide
Dans Exilogic, vous créez un devis à partir des données du client et du trajet, vous générez un PDF dans la langue du client et vous l'envoyez par e-mail directement depuis le système. Vous suivez l'état du devis, envoyé, accepté ou refusé, et une fois accepté vous le transformez en mission en une étape, sans ressaisie. Les rapports montrent combien de devis deviennent des missions et combien de temps les clients mettent à répondre.