Un cliente scrive: «Mi servono 22 pallet da Trencin a Monaco, carico mercoledì, prezzo?» Il dispatcher stima a mente i chilometri, aggiunge qualcosa per il pedaggio e risponde con una cifra che sembra ragionevole. Due ore dopo arriva la risposta: «La concorrenza costa meno.» Forse è così. Oppure la Sua cifra non era né ben calcolata né ben spiegata. Un preventivo che vende ha tre qualità: è calcolato correttamente, è scritto in modo chiaro ed è consegnato prima di quello di un concorrente.
Prima di tutto, conosca i Suoi costi
Non si può vendere con profitto se non si sa quanto costa un trasporto. I costi di un vettore si dividono in tre gruppi e ciascuno si calcola in modo diverso.
- Costi per chilometro: gasolio, pedaggi, pneumatici, manutenzione ordinaria e usura. Cambiano con la distanza e con il tipo di percorso.
- Costi per tempo: la retribuzione dell'autista con i contributi, le indennità di trasferta comprese quelle estere, l'alloggio sui percorsi più lunghi. Cambiano con la durata dell'ordine, non con i chilometri.
- Costi fissi: leasing o ammortamento, assicurazione, imposte, un ufficio. Li ripartisce sui giorni in cui un veicolo è disponibile, non sui chilometri percorsi.
Per un percorso specifico ottiene così una base: quanto costa un chilometro, quanto costa un'ora e quanto costa una giornata di veicolo. Solo dopo aggiunge il Suo margine.
Il viaggio di ritorno decide
Un errore comune nei preventivi è il viaggio di ritorno dimenticato. Se porta un carico da Trencin a Monaco e non ha nulla da caricare per il ritorno, paga il doppio dei chilometri e il cliente ne paga uno solo. Quando prepara un preventivo, si chieda cosa succede al camion dopo lo scarico. Se sa che troverà un carico di ritorno dalla Baviera, può offrire un prezzo più basso. Se no, deve includere nel prezzo il ritorno a vuoto, oppure rifiutare.
Anche il pedaggio conta. In Germania la rete soggetta a pedaggio si è ampliata e da dicembre 2023 al pedaggio si è aggiunta una componente legata alle emissioni di CO2. Se calcola da vecchie tabelle, la Sua azienda copre una differenza. Verifichi le tariffe dei pedaggi per ogni preventivo verso un altro paese, non una volta all'anno.
Cosa deve contenere un buon preventivo
Un preventivo chiaro ispira fiducia. Una pagina A4 dovrebbe rispondere a tutto ciò che un cliente chiederà e a tutto ciò che potrebbe portare a una controversia in seguito:
- Percorso: luogo di carico e di scarico con l'indirizzo, non solo la città.
- Date: una finestra di carico e una finestra di scarico.
- Merce: peso, numero di pallet, dimensioni ed eventuali requisiti ADR o di temperatura.
- Veicolo: tipo e capacità.
- Prezzo: importo, valuta e se l'IVA è inclusa. Per servizi a un'impresa estera, aggiunga una nota sull'inversione contabile, se si applica.
- Cosa include il prezzo: pedaggi, supplemento carburante, tempo di attesa gratuito al carico e allo scarico.
- Attesa: una tariffa per ogni ora iniziata oltre il tempo concordato.
- Annullamento: cosa succede se il cliente annulla l'ultimo giorno.
- Validità: ad esempio sette giorni.
- Condizioni di pagamento: scadenza della fattura.
- Responsabilità: assicurazione e un riferimento alle Sue condizioni di trasporto.
Il cliente controlla per prime le prime tre voci per confermare che Lei abbia capito la richiesta. Il prezzo e ciò che include lo interessano di più. Il resto La protegge.
Come scrivere perché il cliente capisca
Scriva in modo semplice, senza abbreviazioni che conosce solo un dispatcher. Indichi il prezzo in modo chiaro e in un punto visibile. Se offre più di un'opzione, le metta su due righe: trasporto standard per quella data ed espresso a un prezzo più alto. Il cliente può così scegliere e non si sente spinto. Una frase su ciò che ottiene in più, come il tracciamento della spedizione o l'assicurazione del carico oltre il limite di legge, spesso decide più di uno sconto.
La velocità è un argomento
Le decisioni nel trasporto sono rapide. Un cliente che cerca un veicolo per domani contatta cinque vettori e ordina da chi risponde per primo e in modo chiaro. Un preventivo inviato entro un'ora ha più possibilità di uno leggermente più economico che arriva il giorno dopo. Aiuta un modello pronto: i percorsi che fa spesso hanno prezzi calcolati in anticipo e il dispatcher li adatta soltanto allo specifico ordine.
Errori comuni
- Un prezzo senza ritorno a vuoto e senza una riserva per l'attesa.
- Un preventivo in valuta estera senza gestire il rischio di cambio. Con corona ceca, złoty polacco o fiorino ungherese il cambio si muove nel giro di una settimana e con esso si muove il Suo margine.
- Una validità troppo lunga. I prezzi di gasolio e pedaggi cambiano e un preventivo valido un mese diventa presto in perdita.
- Una portata del prezzo poco chiara. Più tardi si manifesta come una discussione su un supplemento.
- Nessun seguito dopo l'invio. Molti preventivi si perdono semplicemente perché nessuno ha controllato il giorno dopo se il cliente avesse risposto.
Monitori cosa succede ai preventivi
Un preventivo è un'opportunità di vendita e conviene misurare quanti diventano ordini e con che rapidità rispondono i clienti. Se vince tre preventivi su dieci, può essere un buon risultato o il segno che è troppo economico. Se ne vince uno su dieci, cerchi un motivo: prezzo, velocità o mancanza di chiarezza. Registri anche i motivi del rifiuto. Dopo sei mesi ne saprà più che da qualsiasi sondaggio.
Come aiuta Exilogic
In Exilogic crea un preventivo dai dati del cliente e del percorso, genera un PDF nella lingua del cliente e lo invia per e-mail direttamente dal sistema. Monitora lo stato del preventivo, inviato, accettato o rifiutato, e una volta accettato lo trasforma in ordine in un solo passaggio, senza ribattere i dati. I report mostrano quanti preventivi diventano ordini e quanto tempo impiegano i clienti a rispondere.