Nimic nu este mai neplăcut pentru un dispecer decât să afle luni dimineața că un camion care pleacă peste o oră are inspecția tehnică expirată. Comanda este confirmată, șoferul așteaptă, iar vehiculul nu poate fi trimis fără riscul unei amenzi și al problemelor cu asiguratorul. Astfel de situații sunt aproape întotdeauna la fel: termenul nu era prost, a fost uitat. Iar într-un parc cu zeci de vehicule și de șoferi, termenele sunt atât de multe încât nu vă puteți încrede în memorie.
Ce să urmăriți la un vehicul
Lista termenelor nu este lungă, dar fiecare are propriile reguli și greutate. Pentru vehiculele de mărfuri de peste 3,5 tone, categoriile N2 și N3, normele slovace sunt mai stricte decât pentru autoturisme. Prima inspecție tehnică scade la un an după prima înmatriculare, iar apoi în fiecare an, împreună cu controlul emisiilor. Vehiculele mai ușoare au intervale mai lungi, așa că într-un parc care amestecă furgonete și capete tractor este ușor să confundați termenele. Verificați intervalele exacte pentru categoria dumneavoastră în legea privind exploatarea vehiculelor în traficul rutier sau pe site-ul ministerului transporturilor.
- Inspecția tehnică și controlul emisiilor: anuale pentru vehiculele grele de mărfuri.
- Asigurarea obligatorie de răspundere civilă auto: răspunderea pentru pagubele cauzate de exploatarea unui vehicul. Fără ea, vehiculul nu poate circula.
- Asigurarea de răspundere a transportatorului pentru marfa în tranzit. Clienții o cer adesea pentru transportul internațional, iar Convenția CMR limitează răspunderea transportatorului la o sumă fixă pe kilogram de marfă, care de obicei nu acoperă valoarea reală a încărcăturii.
- Asigurarea CASCO și orice asigurare pentru remorci și semiremorci, adesea cu propria dată de reînnoire.
- Verificarea tahografului: conform regulamentului european, tahograful digital se inspectează periodic, cel puțin o dată la doi ani.
- Pentru vehiculele care transportă mărfuri periculoase, o inspecție anuală conform acordului ADR și alte certificate în funcție de tipul de transport.
Ce să urmăriți la șoferi
Un vehicul are termene, iar un șofer la fel. Sunt trecute cu vederea mai des decât ar trebui, pentru că nu sunt lipite de niciun număr de înmatriculare:
- Permisul de conducere pentru categoria relevantă și valabilitatea lui.
- Cardul de calificare a șoferului (codul 95) și instruirea periodică. O directivă europeană cere instruire periodică în cicluri de cinci ani.
- Cardul șoferului pentru tahograful digital, valabil cinci ani, care trebuie reînnoit din timp, deoarece eliberarea nu este imediată.
- Controlul medical și, după caz, certificatul ADR.
- Valabilitatea documentelor pentru călătoriile în afara Uniunii Europene.
De ce se uită termenele
Un motiv frecvent este organizatoric, nu personal. Termenele trăiesc în trei locuri: în foaia de calcul a dispecerului, în capul proprietarului și în telefonul șoferului. Când persoana care le urmărea se îmbolnăvește sau pleacă, sistemul se prăbușește. Un al doilea motiv este că termenele se acumulează. Dacă ați cumpărat toate polițele în aceeași zi, ele se încheie tot în aceeași zi, iar dumneavoastră plătiți cea mai mare parte din primele anuale într-o singură lună. Un al treilea motiv este pregătirea subestimată: o inspecție cere programarea la o stație, vehiculul trebuie să fie gol și curat, iar în sezon capacitatea stațiilor este adesea ocupată.
Un sistem simplu care funcționează
- Un singur loc pentru toate termenele. Să fie un sistem, nu o foaie de calcul, iar fiecare înregistrare să aparțină unui vehicul sau unui șofer anume.
- Mai mult de un memento. Primul cu 60 de zile înainte, când mai aveți timp să vă programați la o stație, al doilea cu 30 de zile înainte, al treilea cu o săptămână înainte de expirare. Ultimul memento este o plasă de siguranță în caz că a scăpat ceva.
- O persoană responsabilă. Nu doar „biroul dumneavoastră”, ci o persoană anume, cu un înlocuitor.
- Termene răspândite. Nu cumpărați toate polițele în aceeași zi și planificați astfel încât mai multe vehicule să nu aibă inspecția în aceeași săptămână.
- O rezervă. Dacă o inspecție cade la sfârșitul lunii, programați-o cu două săptămâni mai devreme. Dacă un vehicul nu trece din prima, veți avea timp pentru reparație și o nouă inspecție.
- O evidență a documentelor. Păstrați copii ale documentelor de inspecție și asigurare împreună cu vehiculul într-un sistem, nu doar în torpedoul șoferului.
Cât costă o întârziere
Amenda este cea mai mică problemă a dumneavoastră. Un vehicul fără inspecție sau asigurare valabile nu poate circula în siguranță și stă pe loc cât timp o comandă așteaptă. Clientul nu este dispus să aștepte, iar o încărcare ratată se transformă în penalități contractuale și pierderea încrederii. Într-un accident cu asigurarea expirată, asiguratorul poate invoca încălcarea condițiilor, iar dumneavoastră ați putea suporta o pierdere din buzunar propriu. Un vehicul oprit la un control rutier riscă o interdicție de a circula pe loc și sancțiuni mai mari. Termenele merită deci luate în serios, nu din cauza unui funcționar, ci din cauza afacerii dumneavoastră.
Cum ajută Exilogic
Pentru fiecare vehicul înregistrați data inspecției tehnice și a asigurării, iar pentru angajați valabilitatea permiselor și a calificărilor. Sistemul vă avertizează cu 30 de zile înainte într-un panou de notificări și cu marcaj color într-o listă, așa că vedeți dintr-o privire ce vehicul se apropie de un termen. Puteți atașa documente și fotografii la o înregistrare de service. Nu vă scutește de răspunderea pentru inspecția în sine, dar previne o cauză foarte frecventă a termenelor ratate: uitarea.